Обзор книги и системы Дэвида Аллена «Getting Things Done» (GTD). Книга gtd


Обзор книги Дэвида Аллена "Getting Things Done" (GTD)

В России эта книга продается под названием «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».

Инфографика

Нажмите, чтобы увеличить! Взято отсюда.

Краткое изложение

Книга привлекает с первых страниц тем, что она содержит очень мало «воды», которой обычно так много в подобных книгах. Сама книга не очень современная (2001 год), поэтому я старался больше концентрироваться на базовых принципах системы GTD.

Цели книги

Аллен говорит о том, что современный человек слишком перегружает свою голову, свою память. Он держит в уме грядущие встречи, домашние дела, данные обещания и многое другое. За последние годы информационная нагрузка на мозг выросла кратно. Это и порождает стресс. (Подробно о своем опыте борьбы со стрессом по системе GTD я писал в статье «Как побороть свой стресс»)

Не готовы к новым вызовам и устаревшие системы организации, такие как обычные списки дел (To-Do списки).

Система личной эффективности Аллена призвана:

  • Избавить вас от стресса
  • Научить планированию и организации работы и личной жизни
  • И, самое главное, высвободить ваш творческий потенциал для по-настоящему великих дел!

Человеческое сознание

Человеческий мозг — сложнейший механизм, но он часто работает неэффективно. Мы постоянно прокручиваем снова и снова одни и те же мысли в голове. Это не прекратится пока мы не распланируем все эти мысли и не поставим напоминалки.

Другой пример неэффективности нашего сознания: вы вспомните о том, что вам надо купить батарейки не в магазине около стеллажа с батарейками, а почему-то на кухне, когда вы жарите яичницу.

Поэтому еще держать все в голове просто глупо.

Вертикальное и горизонтальное управление проектами

Кстати, проектами Аллен называет не только какие-то рабочие проекты, а вообще любое дело, выполнение которого требует некоторого количества действий. Например, «купить сыну велосипед» — это тоже проект, потому что, для его осуществления вам потребуется, как минимум, посмотреть в Интернете список ближайших магазинов, прикинуть сумму, которую вы готовы потратить, определиться с параметрами велосипеда (цвет и т.д..). Вот такой вот маленький, но проект.

Вертикальное планирование — это обычный вид планирования, когда вы определяете желаемый результат и цепочку действий, которые к нему приведут. Например, «Посмотреть в Интернете магазины — Зайти на сайты магазинов — Выбрать модель велосипеда — Купить онлайн». Это пример вертикального планирования.

Горизонтальное планирование — это планирование по контексту. Например, вы идете на прогулку по городу. А перед этим вы находите все дела, которые вы должны сделать из разных проектов, когда вы на прогулке. Эти дела принадлежат разным проектам, но все они должны быть сделаны в городе. Например, «купить молоко», «купить сметану», «заплатить по кредиту», «проверить почтовый ящик».

Горизонтальная фокусировка — это когда ты четко знаешь, какой следующий шаг ты должен делать в каждом из проектов. Хорошая горизонтальная фокусировка как раз и борется со стрессом.

5 фаз управления рабочим процессом по Аллену

  1. Собираем все, что отвлекает наше внимание
  2. Проясняем, что это
  3. Рассортировываем
  4. Составляем последовательность
  5. Из конкретных следующих действий

Сбор

Очевидно, что нам необходим один контейнер, куда будут попадать все новые мысли, дела, любая новая информация. Независимо от контекста, важности. Так же очевидно, что этот контейнер должен опустошаться время от времени.

Что это за контейнер? Выбирайте:

  • Пластиковая папка
  • Блокнот
  • Диктофон (О том, как я управляюсь с диктофоном я писал в этой статье)
  • КПК

Еще одно маленькое, но важное правило: при сборе, если дело можно сделать тут же, потратив на него не более 2х минут — сделайте его!

В самый первый раз сбор выглядит следующим образом: вначале ходим по офису, потом по дому, потом везде, где мы бываем. Заглядываем в каждый угол.  Везде «лежат» какие-то забытые дела. А в самом конце — заглядываем в свою голову.

Разгребаем контейнер

После этого опустошаем контейнер.

Из контейнера дела могут попасть:

  • В папку проекта (если это конкретное действие — гуд, если нет — надо разбить его на конкретные действия)
  • Сами являются проектом
  • В папку «Когда-нибудь» (здесь их разбивать на действия уже не надо). Например, «выучить испанский»
  • В папку «Справочные материалы» по какому-то проекту. Например, меню ресторана или номер телефона. Также есть папка «Общая информация» — туда все, что не вошло в папки проектов. Для хранения такой информации я использую программу Evernote (писал о ней здесь)
  • Никуда — в мусор

Не выполняйте никогда более чем 1 пункта за раз.

Никогда не кладите дело обратно в контейнер!

Соблюдайте строгую очередность — по тому, как положили в контейнер. Не смотрите на приоритет!

 4х-критериальная модель выбора занятия

Чтобы знать, что делать в конкретный момент, существует 4 критерия, которыми надо руководствоваться:

  1. Контекст (Дела требуют определенных условий. Например, дом, офис, машина, Интернет)
  2. Время в наличии (У вас есть только 5 минут? Значит и дело нужно небольшое)
  3. Энергия (Устали? В таком случае вам не стоит садиться за написание статьи — лучше полить цветы)
  4. Важность (Какое из действий принесет большую отдачу при прочих равных?)

6-уровневая модель оценки важности

  1. Текущие дела (Например, срочный телефонный звонок)
  2. Горизонтальные дела (Следующие действия по проектам)
  3. Круг обязанностей (Например, «исследование рынка», «быть хорошим отцом» и т.д..)
  4. Цели на 1-2 года
  5. Цели на 3-5 лет (Например, выбор университета)
  6. Жизненные цели (Например, выбор карьеры)

Как определить цель проекта?

Ставьте перед проектами простые и четкие цели. Не размытые!

Пример размытой цели: «Стать хорошей компании». Пример четкой: «Поднять конверсию рекламы на 2%».

Как создать конкретные цели? Просто представьте в голове картинку полного триумфа. А теперь отметьте все основные признаки это успеха. Так вы выяснили признаки, которые можно взять в виде более конкретных целей. Получаем, например, «довольные клиенты», «больше заказов», «меньше возвратов товара».

Методика мозгового штурма

Далее следует мозговой штурм. Между тем, где мы сейчас, и идеальной картинкой — большая пропасть. Как ее преодолеть? Что нам мешает?

При мозговом штурме важно записывать все входящие идеи — они должны быть все время перед глазами: бумага, доска с маркером, карты памяти…

Не подвергайте идеи мозгового штурма критике, оценке. Если вы начинаете оценивать входящие идеи, то вы уходите в сторону от основных целей. Важно количество, а не качество идей. Это позволяет нам шире взглянуть на проблему.

Назначаем конкретные следующие действия

Многие проекты кажутся неподъемными, потому что, нельзя выполнить проект целиком. Его можно выполнить только выполняя одно последовательное действие за другим. Только тогда проект можно назвать хорошо спланированным, когда по всем направлениям расписано следующее конкретное действие, определено кто это должен делать и когда.

До какой глубины «расписывать» проект? До тех пор, пока он полностью не уйдет из вашей головы!

Ежедневник и «напоминалки»

В ежедневник Аллен заносит либо дела, привязанные к конкретному времени какого-то дня, либо просто привязанные к какому-то дню.

Он не верит в работоспособность такой системы, при которой человек расписывает весь день по минутам. Такая система все время будет ломаться из-за неожиданных событий или неправильной оценки требуемого времени. План на день должен быть максимально общим и гибким.

В календарь вносите только дела, жестко привязанные к дате. Не вносите туда дела, которые неплохо было бы сделать в эту дату, например.

Регулярная настройка системы

Хорошая система организации должна быть самонастраиваемой, постоянно улучшающейся.

Необходимо, например, делать регулярный обзор (и корректировку) всего списка проектов и дел. Как часто? Так часто, чтобы выкинуть эти дела из головы. Рекомендует делать его не реже 1 раза в неделю.

Несколько хитростей от Аллена

По всей книге Аллен дает небольшие советы, которые могут дополнительно повысить вашу эффективность:

  • Аллен надевает костюм, чтобы «захотеть» заняться спортом. Подумайте, может быть, вам тоже начинает хотеться чего-либо только в определенных условиях
  • Организуйте по-настоящему удобное рабочее место. Это себя многократно окупит в дальнейшем
  • Лучше иметь индивидуальное рабочее место, чем совмещенное с коллегой или женой
  • Ваша система организации должна приносить вам удовольствие. Если нет — задумайтесь, что с ней не так
  • Телефонный звонок является не самым лучшим способом связи хотя бы потому, что у говорящих не будет письменной копии разговора, к которому хотелось бы вернуться или что-то уточнить. Старайтесь писать е-мейлы.
  • Ни в коем случае не нарушайте систему. Нарушите 1 раз — и вы потеряете свое доверие к ней. А значит все дела снова поселятся в вашей голове!
  • Используйте чек-листы для повторяющихся процедур. Например, «поездка на конференцию», «очистка компа» и т.д..

Мои мысли

Книга написана очень качественно, не случайно она породила целое направление в планировании, которое сейчас коротко именуется «GTD».

Конечно, очень многие советы методики Аллена устарели технологически, но, вот удивительно, чем больше современный мир производит на свет гаджетов, софта — тем лучше работает система Аллена. Это признак качества.

Например, система напоминаний Аллена в 2001 году была ужасно громоздкой (Система из 40+ папочек по каждой на день месяца и на сами месяцы. Он занимался перекладыванием напоминаний из папочки в папочку и т.д.). Сейчас вся эта система реализуется легко и просто с/п современных программ и устройств.

Аналогично, стало очень легко настроить синхронизацию разных контейнеров — в один клик! (О своей системе синхронизации данных я писал в статье «Синхрофазатрон»)

Моя система организации родилась с прочтением этой книги и развивается до сих пор, базируясь на многих из алленовских принципов.

Кстати, сейчас книга переиздана и, возможно, в новой версии появились какие-то изменения.

Резюме

Оценка: 10/10 (Мой рейтинг книг здесь)

Читать: Обязательно! Я прочел эту книгу 4 раза.

 

Похожие записи:

  1. Как с помощью системы GTD я избавился от стресса при сдачи сессии
  2. Как я собираю информацию в папку «Входящие»
  3. Какие устройства работают в моей GTD-схеме: ПК, КПК и кое-что еще… Читать!
  4. Обзор книги Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»
  5. Обзор системы тайм-менеджмента Pomodoro
Друзья, подписывайтесь на рассылку блога, чтобы получить доступ к скрытым статьям, доступным только подписчикам. И чтобы не пропустить ближайшие материалы блога:
  • Как ускорить свой компьютер? Обязательно ли покупать новое мощное железо?
  • Как отключить надоедливую рекламу. Рассмотрим все способы

n-man.ru

GTD без напряга (Дэвид Аллен и его 52 принципа) / Хабр

Где-то месяц назад в издательстве «МИФ» вышла еще одна книга Дэвида «Наше все» Аллена — и снова о том, как правильно организовывать время.

Уверен, автор не осудил бы меня за изрядные сомнения, с которыми я взял ее в руки. "Как быстро привести дела в порядок (52 принципа продуктивности без стресса)" — уже третья книга Аллена, которую я читаю. Первой — собственно, Getting Things Done — я готов петь дифирамбы в любое время и в любом контексте. Хотя бы за то, что больше не просыпаюсь среди ночи с бешено колотящимся сердцем от мысли: «Я забыл это сделать и уже не успею!!!!».

А вот вторая, "Как поддерживать дела в порядке", пошла у меня куда тяжелее. Последнюю страницу я перевернул с твердым убеждением, что все эти полезные вещи можно было описать гораздо короче и более легким языком. Поэтому к еще одной книге про GTD были серьезные вопросы. Например, "Что еще можно написать про систему, которая славится своей простотой?". Или — «Не могу ли я потратить время, выделенное на книгу, с большей пользой?».

Но все-таки прочел.

Жалею? Нет, ничуть. Но впечатление осталось… неожиданное. По форме это сборник отдельных заметок про организацию времени. Прям видишь: просыпается Аллен и залетает в его свободный мозг мысль: «Елки-палки, так ведь стабильность на одном уровне означает креативность на другом!». А он ее цоп — и во «Входящие»… В «52 принципах...» — в оригинале они называются «Готов ко всему» — почти нет новых идей. Зато в ней есть легкость и ненапряжность изложения, есть юмор и «полеты мысли». Здесь Аллен не учит — он размышляет вслух. Ругает тех, кто устраивает чрезмерно сложные системы и пытается запихнуть в них все-все-все, подбадривает и делится опытом, в том числе и неудачным.

А еще здесь полно отличных цитат: как Аллена, так и других людей. Мне особенно понравились:

«Примерно десять лет требуется на то, чтобы привыкнуть к своему возрасту.»«Возможность остается неузнанной большинством людей, поскольку одета в рабочую одежду и выглядит как работа.»«Миллионы людей жаждут бессмертия, а сами не знают, чем занять себя дождливым воскресным днем.»«Армейская мудрость: Отдавай честь тому, что движется. Перетаскивай неподвижное. Не можешь перетащить — покрась.» Так кому пригодится такая книга?

Безусловно, людям, уважающим Аллена. Безусловно, тем, кто хочет привести дела в порядок, но слов вроде «система» и «контекст» не любит. Здесь GTD изложена более «человечно». Всем остальным я бы ее посоветовал как интересное и полезное чтение. Но — не обязательное.

Лично я хочу выписать каждое «правило» с пояснениями на отдельную карточку и в нужный момент вдохновляться. :-)

Страница книги на сайте издательства «Манн, Иванов и Фербер» с отрывками из нее.

Другие отзывы о…Обзор, сделанный Расом Олбери (на англ.) — 7/10, «ничего нового, но вдохновляет».Краткий пересказ на сайте LifeOptimizer.org (на англ.) — гуд, книга многое объясняет и подсказывает

«52 принципа...» на сайте Goodreads — 3,45 из 5. Хвалят за легкость и глубину, ругают за недостаток новых мыслей.

P. S. Уважаемые! Отпишитесь, пожалуйста, в комментариях, если я переборщил с выделением полужирным — исправлюсь.

habr.com

Что такое GTD и как это работает

Что такое GTD?

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель — успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD — фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как говорил Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:
  1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
  2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
  3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
  4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
  5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем — на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Надо попробовать. А что ещё почитать по этой теме?

Разумеется, книги Дэвида Аллена: они помогают и новичкам, и опытным пользователям проникнуться философией GTD, применять её в работе и личной жизни, научиться использовать на практике.

И напоследок процитируем очень точное высказывание Дэвида Аллена:

Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения.

Поэтому пользуйтесь GTD, придумывайте отличные идеи и обязательно претворяйте их в жизнь.

lifehacker.ru

Читать онлайн "Getting Things Done" автора Аллен Дэвид - RuLit

Дэвид Ален

Getting Things Done

Как разобраться с делами

Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться получать больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы, как и я, любите чтобы дела были сделаны и выполняете их хорошо, но ещё и хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при таких объемах работы. Не надо ставить ультиматум «или-или». Это действительно возможно – отлично справляться с работой и жить в свое удовольствие в вашем обычном, будничной мире.

Я полагаю, что эффективность – это хорошо. Возможно, то, что вы делаете важно, интересно или полезно, а возможно, это просто так или иначе надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу за вложенное время и силы. Во втором – хотите перейти к другим делам так скоро, как только это станет возможным, не оставляя надоедающих хвостов.

И что бы вы ни делали, вам скорее всего комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьете ли вы пиво с коллегами после работы, или встали среди ночи, чтобы полюбоваться на своего спящего ребенка, отвечаете ли на письмо или перекинулись несколькими словами за жизнь с потенциальным клиентом после деловой встречи – это именно то, что вам следует делать.

Главная цель написания этой книги – научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, хотите вы этого или же вам это необходимо.

Я долгое время, как быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более, чем двадцатилетних изысканий и применений новых и новых методов личной и организационной эффективности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни единого универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу эффективность на новый уровень, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой просто формулой.

Если не существует однозначных рецептов улучшения личной организации и эффективности, то существуют рецепты, чтобы этому улучшению поспособствовать. Год от года в ходе работы над собой, я находил все более и более значимые вещи, на которых стоило сосредоточиться, вещи, которых стоило опасаться и дела, которые стоило делать. Я также открыл простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать и которые сильно улучшат нашу возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.

Результат – компиляция более чем двух десятилетий открытий вокруг личной продуктивности – гид по максимизации результатов работы и минимизации сил, на неё затраченных, и все это в мире, где объем работ неукоснительно растет, а задачи раз от раза все туманнее. Я провел много часов рядом с людьми на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет тренировок некоторых всемирно известный профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.

Менеджеры хотели бы привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу «выполнить, во что бы то ни стало». Они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны потому, что кризисы, которые им приходится преодолевать, и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они пускают на самотек или же создают сами в своих офисах и в своих портфелях. Но: нам дано – ритм бизнеса и жизни сегодня, как их уравновесить – это ещё вопрос.

С одной стороны, нам нужны проверенные приемы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей утекать на незначительные отвлекающие факторы. С другой – необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов. Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности – она тоже очень кстати – мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.

www.rulit.me

Система GTD Дэвида Аллена | Без Знаний нет УСПЕХА

Здравствуйте читатели https://aniramio.ru!

GTD Дэвида АлленаСегодня система GTD Дэвида Аллена многим известна и широко применяется на практике. Хочу немного остановиться на её основных моментах, так как, на мой взгляд, очень много полезного можно применить для того, чтобы повысить свою эффективность в делах, следуя её основным принципам.

«Доведение дел до завершения» - так переводится с английского на русский книга Дэвида Аллена «Getting Things Done» или  GTD. Эта книга известна в русском переводе под названием «Как привести дела в порядок». Именно она дала толчок к освобождению занятого человека от запоминания текущей информации о датах, времени встреч, выполнении мелких и не очень задач.

  • Каким образом? Просто перенеся напоминание об этом на внешние носители: электронные календари, телефонные напоминания через звонки и  смс, бумажные ежедневники.
  • Для чего это нужно? Просто, когда мы высвобождаем свою память и разум от запоминания того, что обязательно должно быть сделано в определенные сроки, мы можем полностью сконцентрироваться на качественном выполнении текущей задачи и делать это без отвлечения, боясь что-то забыть выполнить в будущем.

Основные методы  GTD

GTD нельзя считать частью тайм-менеджмента. Эта система направлена на эффективную организацию рабочего процесса, видения всех задач в целом и контроля над ними.

Для этого Дэвид Аллен предлагает использовать три модели:

Модель управления GTD  процессом информации
  1. Сбор входящей информации;
  2. Обработка по степени важности, срочности и нужности;
  3. Организация работы с проектами и задачами;
  4. Обзор и контроль за запланированным;
  5. Конкретные действия
Шестиуровневая модель GTD  обзора работы (основная модель)

Это своеобразная пирамида от постановки жизненной цели к ежедневным делам, которая дает ясную картину того, где мы находимся по отношению к своей жизненной цели.

  1. Жизненные цели
  2. Перспектива на 3—5 лет вперед;
  3. Планы на ближайшие 1—2 года;
  4. Конкретный круг обязанностей;
  5. Запланированные проекты;
  6. Ежедневные дела

Для контроля Дэвид рекомендует делать анализ каждую неделю. Это поможет расставлять приоритеты дел, собранных во время сбора информации, определение конкретных задач и их выполнение самостоятельно или делегируя другим, а также занесение их в соответствующие списки дел, телефонных звонком, отправки писем.

Естественный метод GTD планирования
  1. определение и постановка цели;
  2. конкретное виденье достигнутых или желаемых результатов;
  3. активный мозговой штурм;
  4. организация действий запланированного;
  5. определение следующего шага или конкретного действия.

Без правильного планирования дел трудно достичь намеченного качественно и в достаточно короткие сроки. Если человек в теме того, что планирует, то наверняка он сможет составить план так, что не нужно будет к нему возвращаться неоднократно и переделывать его. Этому может помочь система напоминаний извне.

Тогда можно будет выбросить все лишнее из головы и сосредоточится на действии. Научиться организовать напоминания через электронные календари, бумажные ежедневники, списки ежедневных дел – это 50 процентов успеха. Останется только выполнять намеченное. Всего несколько минут в конце рабочего дня и в начале следующего помогут организовать вашу продуктивную жизнь безо всякого стресса.

Основные принципы системы Дэвида Аллена GTD

1. Сбор информации на современном этапе происходит обычно на электронные носители:

электронные почтовые ящики, айфоны и смартфоны, ноутбуки и диктофоны, кто-то пользуется и блокнотом, и ежедневником. Главное регулярно очищать эту информацию и правильно обрабатывать.

2. Обработка информации

Вот схема обработки информации, предложенная Дэвидом Алленом:

  1. Рассматривая входящую информацию, задаем вопрос: «Что можно с этим сделать?»
    • Если ответ: «Ничего», то информация отправляется в «Корзину», в архив или в список «Сделать когда-нибудь».
    • Если ответ: «С этим можно что-то сделать», то возникает следующий вопрос: «Сколько это займет времени?».

- Ответ: «Меньше двух минут», то делаем сразу сами,  поручаем это дело кому-нибудь или планируем на ближайшее время.

- Ответ: «Больше двух минут», то планируем, выставляя приоритет по важности и срочности, используя принцип Парето, или если это глобальная тема, то отправляется на определение многоуровневых задач по данной теме.

3. Организация информации с помощью списков:

  1. Списки конкретных дел с выставлением приоритета и срока выполнения
  2. Списки по выполнению проектов, которые разложенные на конкретные шаги. Этому поможет постоянно задаваемый вопрос: «Что я для этого должен сделать?».

К примеру:

Задача: Нужно написать статью на тему...

Вопрос: Что я для этого должен сделать?

- Собрать материал по теме - Написать черновик - Откорректировать по тексту - Проверить орфографию и синтаксис - Подготовить иллюстрации - Проверить уникальность текста и картинки

Затем по первому пункту проходим аналогично, задавая вопрос: «Что я должен сделать, чтобы собрать материал по теме?». Ответ: найти информацию на сайтах в сети, видео на Ютюбе, журнальные статьи, книги.

Так же отвечаем на вопрос «Что нужно сделать?» по всем пунктам. Планируя шаги при многоуровневом планировании таким образом сложно что-то упустить, а значит задача наверняка будет выполнена качественно и в срок.

3. Списки отложенных дел, которые регулярно анализируются по степени важности и необходимости. Они или переносятся в списки текущих дел или просто удаляются за ненадобностью.

4. Списки идей и возможных дел «сделаю когда-нибудь». Также как и отложенные дела периодически анализируются с помощью вопроса: «А мне это действительно нужно?»

Для организации работы с данной информацией в качестве напоминаний очень помогут различные планеры, как бумажные, так и электронные. О работе с ними можно прочесть здесь и здесь.

Очень большое значение имеет и система организации документации по ведению проектов с помощью папок, как бумажных, так и электронных в алфавитном порядке или по датам.

Дэвид Ален предлагает организовать свою документацию по принципу 43 папки, я переименовала их в «43 листа»:

  • 12 листов используются для долгосрочного планирования для каждого месяца
  • 31 лист для ежедневного планирования

Как только день прошел и проанализирован, а невыполненные дела перенесены на следующие дни то лист планирования на этот день можно выбросить и добавить чистый в конце. Так всегда для планирования на каждый день есть 31 лист.

4. Организация обзора информации

Составление списков и планирование действий малополезно без обзора или контроля над выполнением намеченного. Такой обзор Аллен рекомендует делать ежедневно, чтобы корректировать планы. Так как форс-мажорные обстоятельства или банальное откладывание на потом, может привести к тому, что по данной задаче будут выполняться в основном рутинные и неважные дела.

5. Конкретные действия для выполнения задачи

Чем лучше обработана информация, и выполнение задачи разложено на простые конкретные действия, тем легче и быстрее можно выполнить данную задачу. Когда знаешь что и за чем будешь делать, тем лучше это сделаешь. Аллен предупреждает, что время на организацию и планирование процесса работы не должно превышать времени самого физического действия.

Я для себя нашла много полезного в книге Дэвида Аддена о GTD как для организации работы, так и выполнения любых творческих задач. Но скажу честно, чтобы добраться до истины (я человек, ищущий конкретные рекомендации и шаги) мне пришлось протискиваться через большое количество слов и букв неконкретных, а скорее мотивирующих и объясняющих, почему эта книга будет для меня полезна. Поэтому мне захотелось написать эту статью, чтобы собрать в ней самое полезное, важное и конкретное из системы GTD .

И все же, попробуйте найти книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» и не только прочтите её, но и проанализируйте. Это наверняка будет полезно тем, кто хочет стать эффективным в любом деле.

Успеха вам!

@М.Антонова

--------------------------------------------------

Больше на эту тему можно узнать из статей сайта  "Без Знаний нет УСПЕХА":

aniramio.ru

Getting Things Done читать онлайн, Аллен Дэвид

Вступление

Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться получать больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы, как и я, любите чтобы дела были сделаны и выполняете их хорошо, но ещё и хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при таких объемах работы. Не надо ставить ультиматум «или-или». Это действительно возможно – отлично справляться с работой и жить в свое удовольствие в вашем обычном, будничной мире.

Я полагаю, что эффективность – это хорошо. Возможно, то, что вы делаете важно, интересно или полезно, а возможно, это просто так или иначе надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу за вложенное время и силы. Во втором – хотите перейти к другим делам так скоро, как только это станет возможным, не оставляя надоедающих хвостов.

И что бы вы ни делали, вам скорее всего комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьете ли вы пиво с коллегами после работы, или встали среди ночи, чтобы полюбоваться на своего спящего ребенка, отвечаете ли на письмо или перекинулись несколькими словами за жизнь с потенциальным клиентом после деловой встречи – это именно то, что вам следует делать.

Главная цель написания этой книги – научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, хотите вы этого или же вам это необходимо.

Я долгое время, как быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более, чем двадцатилетних изысканий и применений новых и новых методов личной и организационной эффективности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни единого универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу эффективность на новый уровень, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой просто формулой.

Если не существует однозначных рецептов улучшения личной организации и эффективности, то существуют рецепты, чтобы этому улучшению поспособствовать. Год от года в ходе работы над собой, я находил все более и более значимые вещи, на которых стоило сосредоточиться, вещи, которых стоило опасаться и дела, которые стоило делать. Я также открыл простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать и которые сильно улучшат нашу возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.

Результат – компиляция более чем двух десятилетий открытий вокруг личной продуктивности – гид по максимизации результатов работы и минимизации сил, на неё затраченных, и все это в мире, где объем работ неукоснительно растет, а задачи раз от раза все туманнее. Я провел много часов рядом с людьми на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет тренировок некоторых всемирно известный профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.

Менеджеры хотели бы привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу «выполнить, во что бы то ни стало». Они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны потому, что кризисы, которые им приходится преодолевать, и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они пускают на самотек или же создают сами в своих офисах и в своих портфелях. Но: нам дано – ритм бизнеса и жизни сегодня, как их уравновесить – это ещё вопрос.

С одной стороны, нам нужны проверенные приемы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей утекать на незначительные отвлекающие факторы. С другой – необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов. Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности – она тоже очень кстати – мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.

Власть, простота и эффективность, о которых я говорю в книге лучше всего проявляются в опыте, получаемом в реальном времени в реальном мире. Книга нацелена на то, чтобы структурировать динамичное искусство организации рабочего процесса и личной продуктивности. Я организовал информацию таким образом, чтобы, с одной стороны, предоставить вам вдохновляющий обзор, а с другой, дать возможность сразу же почувствовать результаты. Книга разделена на три части. Первая часть описывает всю игру, содержит краткий обзор системы и объяснение её уникальности и представляет основные методологии в самых общих чертах. Вторая часть повествует о том, как использовать систему. Это ваши тренировки: шаг за шаг, потихоньку-помаленьку вы научитесь применять модели. Третья часть берет ещё выше – она описывает ещё более существенные и значительные результаты, которые вы сможете достичь, если сделаете эти методологии и модели неотъемлемой частью вашей работы и вашей жизни.

Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер» – тестируйте материал на себе, не просто поверьте, но и проверьте, что эти методы не только можно, но и нужно использовать лично вам. И ещё – я хочу, чтобы вы поняли, что все, что я предлагаю – это действительно просто. Это не требует никаких особенных навыков, ведь вы уже умеете концентрироваться, записывать дела, принимать решения о результатах и действиях, пересматривать позиции и делать выбор. Вы увидите, что многое из того, что вы делали инстинктивно и интуитивно, правильно, и я дам вам возможность поднять эти умения на новый уровень эффективности. Я хочу убедить вас собрать все это воедино и принять в качестве новой модели поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я нередко апеллирую к моим тренировкам и семинарам. В последние двадцать лет я работал как консультант по менеджменту, работал как в одиночку, так и в небольшой команде. Моя работа состояла в том, чтобы проводить закрытые тренинги по продуктивности и вести семинары, посвященные методам, представленным здесь. Я и мои коллеги тренировали более тысячи людей в частном порядке, сотни тысяч профессионалов и провели несколько сотен семинаров – это тот опыт, из которого я буду брать примеры. Обещание было верно сформулировано одним моим клиентом. Он писал: «Я начал применять методы из этой программы и это спасло мою жизнь, когда же я сделал их своей привычкой – это изменило мою жизнь. Это вакцина против ежедневной схватки „не на жизнь, а на смерть“, когда „проект закончит надо было ещё вчера“ и противоядие от дисбаланса, который многие люди сами себе создают».

knigogid.ru

Getting Things Done: вся идея GTD одним рисунком

Сегодня весь день у автора этих строк работа никак не клеилась, и он по этому поводу решил страдать ерундой написать пост в бложик. Повод тем более благодатный, ибо автору пришла в голову мысль сделать из всей системы Getting Things Done (басурм.: Приводим дела в порядок) один большой шарж забавы ради и пользы дела для. Собственно...

А что за GTD, собственно?

GTD это аббревиатура от Getting Things Done - название первой книги (ныне классической) от David Allen, где он предлагает систематизированный подход по управлению своими делами. GTD это не просто "ещё один тайм-менеджмент", а именно структурированный подход к упорядочиванию своих дел. Некоторое представление о том, как работает GTD, можно получить из поста по этой ссылке. Книг на самом деле три:
  1. Getting Things Done (The Art of Stress-Free Productivity) вышла в 2001 году и сразу захватила умы страждущих. Содержит основные идеи по упорядочиванию дел на уровне действий (Actions) и проектов (Projects). Надо сказать, что первый блин вышел не то, чтобы комом, но не очень удачным: книга несколько водяниста и любит себя повторять.
  2. Ready for Anything (Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life) опубликована в 2003 году в ответ на критику по поводу отсутствия в первой книге идей о том, откуда проекты взять и как ставить цели. На взгляд автора этих строк, книга вышла слишком философской и оторванной от реальности, хотя аудиокнига (сильно сокращённый вариант текста) содержит ряд полезных идей.
  3. Making It All Work (Winning at the Game of Work and Business of Life) увидела свет в 2008 году, и вот она-то удалась: хорошо структурированная и продуманная, книга содержит детального описания устройства GTD по достижению контроля и перспективы.
Читать стоит все три книги, но начинать следует всё-таки с первой, Getting Things Done - остальные книги подразумевают, что читатель уже в курсе, что такое GTD и почему держать все свои планы и проекты в голове это плохая идея.

Вторую книгу можно пропустить без ущерба для понимания, а вот Making It All Work как раз стоит внимательно прочитать. Здесь Дэвид Аллен как раз и раскрывает всю идею GTD в понятной схеме:

Эта схема как раз и взята из книги Making It All Work где она подробно и доступно объясняется.

Она показывает, что для того, чтобы быть Капитаном и Командиром, следует иметь не только контроль над ситуацией, но и перспективу. О том, как достичь и того, и другого, GTD и рассказывает в трёх книгах - каждый раз несколько иначе, добавляя недостающих деталей и предлагая информацию к размышлению.

Достигаем контроля (Control) над своими делами с помощью GTD

Достижение контроля означает освоение пяти шагов:
  • Capture (Запись всего) - ничего не держать в голове, а записывать на бумаге, печатать в текстовом редакторе и фиксировать другими способами. Главное - вытащить всё из головы и положить перед собой, чтобы было легче разбираться.
  • Clarify (Прояснение) - каждый клочок бумаги, обрывочный текст или нацарапанный на столе телефонный номер требует прояснения. Что это? Можно ли по этому поводу что-то предприять? Может, это проект? Справочные материалы? Событие в календарь? Или просто мусор?
  • Organise (Организация) - когда мы выяснили, что делать (и делать ли вообще) с кусочком информации, его надо соответственным образом организовать. Свои идеи стоит разбить на проекты, каждый из которых имеет цель, идеальный результат, нагенерированные идеи (Brainstorm) и список активных шагов по достижению желаемого результата.
  • Review (Обзор) - любая, даже самая навороченная GTD-система, мертва, если она не обновляется регулярно. Мир движется слишком быстро, и список дел к концу рабочей недели успеет устареть: часть шагов выполнена, часть следует запланировать, а некоторые проекты, возможно, уже стали не актуальны. Обзор следует делать раз в неделю - потому он и называется Weekly Review.
  • Engage (Выполнение) - теперь, когда у вас всё организовано, следует сделать список проектов и активных шагов: либо распечатать, либо загрузить в смартфон\планшет. При этом и себе, и другим, время от времени стоит задавать вопрос "Каков следующий шаг?" (What is the next action?). Это позволяет превратить мутные и манящие проекты в реально осуществимые шаги.
Схема, содержащая шаги Capture, Clarify и Organize, выглядит примерно так: Идея в том, чтобы всё сложить в одну корзину "Входящие" - бумажные данные оцифровать, цифровые - переместить в один файл для обработки. Далее принимается решение о том, что представляет собой данный клочок бумаги \ данных - можно ли предпринять какие-то действия по этому поводу или нет.
Actionable stuff
Если клочок бумаги в ваших руках требует каких-то действий, то это может быть:
  • Next action (активное действие) - купить молоко, оплатить счёт, добавить рисунок в пост;
  • Project (проект) - это цель, которая достижима менее чем за год и требующая больше одного физического действия. Пример: написать пост в блог, исследовать оптимизационный алгоритм, купить новый смартфон.
  • Waiting for (ожидание) - иногда действия требуются не от вас, а от других, и работу можно перепоручить. Это, безусловно, приятно, но всё равно требует контроля и учёта - что именно поручено и когда требуется.
  • Calendar (событие) - это действие, которое имеет смысл в определённый день. Для этого в нашей GTD-системе должен быть календарь, куда стоит заносить все события и регулярно их обновлять.
То, как вы всё это организуете - на бумаге, на смартфоне, в веб-сервисе, или даже в виде сложного LaTeX-файла - не имеет значения. Важно регулярно обновлять и улучшать систему, чтобы вы могли ей доверять. На самом деле, создание GTD-системы "под себя" - не такая сложная задача, как кажется. Можно использовать LaTeX, как это сделал я, или Markdown, если web-просмотр вам ближе - важно, чтобы язык или программа позволяла легко создавать и менять списки. Список - ядро GTD, поскольку многое  в GTD это просто список:
  • список проектов
  • список активных шагов
  • календарь это по сути список событий
  • список зон ответственности (areas of focus)
 Использование готовых программ, хотя и полезно на первых порах, в дальнейшем может привести к трудностям - рано или поздно вы захотите подстроить GTD под себя, и это в сторонней программе может быть нетривиально.
Non-actionable stuff
По многим вопросам не нужно делать активных действий, но тем не менее они важны и нужно их хранить:
  • Someday\Maybe (Когда-нибудь\может быть) - это список разного рода безумных затей и оголтелых проектов, которые пока либо не дозрели, либо вообще не понятно, понадобятся ли. Тем не менее, такие затеи лучше хранить списком и время от времени навещать.
  • Reference materials (справочные материалы) - ссылки, руководства, гарантийные талоны, умные мысли и цитаты. Файловая система компьютера сама подсказывает способ упорядочивать подобные данные, а для справочных материалов в бумажном виде придётся купить папки, чтобы весь этот скарб хранить.
Или не хранить: многое имеет свойство устаревать и терять значение, поэтому бумажный шредер и кнопка DEL ваши самые лучшие друзья.

Зачем делать еженедельный обзор (Weekly Review)?

Любая система устаревает - как сама по себе (вашу реализацию GTD придётся время от времени допиливать под обстоятельства), так и данные, которые в ней содержатся (проекты, активные шаги и цели). Поэтому как бы вам не было лениво, Еженедельный обзор есть самая важная привычка в деле GTD.

Схематично еженедельный обзор можно представить в виде:

В Интернете вы найдёте массу рекомендаций о том, как делать Еженедельный обзор за рулём, под водой и в коленно-локтевом положении, но горькая правда всегда одна: либо вы его делаете регулярно (и это входит в привычку), либо вся эта изящная GTD-система перестаёт на вас работать.

Ключ на старт!

Всё запланировано, разложено по полочкам, загружено и распечатано - время, собственно, делать дело! Вся эта GTD-система от товарища Аллена на то и создана, чтобы позволять делать дела быстрее и эффективнее. При этом решения принимаете вы, руководствуясь четырьмя критериями:
  1. Context (контекст) - есть дела, которые можно сделать только за компьютером (что-то посмотреть в Интернете), или только с помощью телефона (сделать несколько звонков), и такие дела лучше всего объединять в серии.
  2. Time (время) - вряд ли стоит затевать писать эпических размеров пост длинной в "Войну и Мир", если у вас есть 10 минут перед ответственной встречей. Стоит перегруппировать свои дела, чтобы выделить длинный кусок времени для масштабных дел.
  3. Energy (запас сил) - если вы не выспались или пребываете в состоянии insect mind-state, стоит пройтись по списку активных шагов и проектов в поиске чего-нибудь несложно-мухобойного, что всё равно придётся делать. Наоборот, если у вас из всех щелей брызжит креатив, вот как у автора этих строк сейчас, стоит отложить другую работу и дать креативу волю.
  4. Priority (приоритеты) - есть проекты, которые не горят, но очень важны, а есть рутинная мелочь, которая не сильно способствует продвижению вперёд. Важно не скатываться в простое выполнение проектов, а выполнять важные именно для вас задачи.
Выглядит в виде схемы это как-то так:

Всякий раз, когда ваши мысли мутны, неясны или бесцельны, стоит подняться над ситуацией и подумать на другом горизонте:

  • Если вы заняты (активные действия), и у вас нет ясности - остановитесь и пересмотрите свои планы.
  • Если вы планируете (организация),  и у вас нет ясности - возьмите чистый лист бумаги, чтобы сделать мозговой штурм. Может быть, вам нужно больше информации или идей.
  • Если вы пытаетесь делать мозговой штурм, и у вас нет ясности - вернитесь к желаемому результату и тому, как выглядит успех.
  • Если вы пытаетесь представить идеальную картину (видение), и у вас нет ясности - вернитесь к вашей цели: зачем вы это вообще делаете?
Ясность - одно из проявлений полного тумана. Чтобы видеть ясно, заберитесь повыше.

Достигаем перспективы (Perspective) с помощью GTD

Нужно мыслить перспективно для того, чтобы ставить себе цели и формулировать проекты для достижения этих целей. Здесь нам снова пригодится GTD: будучи структурированным подходом для самоорганизации, GTD поможет разложить проекты, зоны ответственности, цели, видение и назначение. Аллен предлагает аэрокосмическую аналогию по высотам - чем больше высота, тем более абстрактные и перспективные идеи там лежат:
  • 50.000 футов - Назначение и Принципы - вопрос "Зачем это делать?"
  • 40.000 футов - Видение и Стиль жизни - вопрос "Как выглядит успех и желаемый стиль жизни в далёкой перспективе?"
  • 30.000 футов - Цели и Средства - вопрос "Чего я хочу достичь в течение года или двух?"
  • 20.000 футов - Зоны ответственности - вопрос "Что я хочу поддерживать?"
  • 10.000 футов - Проекты - вопрос "Что я хочу завершить?"
  • 0 футов, Взлётная полоса - Следующие шаги - вопрос "Что мне нужно сделать?"
Каждый уровень содержит списки или проекты, которые должны отражать содержимое нижних уровней и согласоваться с более высокими. Чем выше горизонт, тем проще его структура, но сложнее формулировать содержимое. Чем ниже горизонт, тем сложнее им управлять. Поэтому самая сложная часть GTD - взлётная полоса: создание структуры, которая содержит все ваши действия - сложное занятие. Наоборот, описание назначения ваших проектов (и жизни) и принципов - просто (это просто список), но формулировать их, по понятным причинам, нелегко.

Начнём с самого приземлённого уровня, как советует Дэвид Аллен - со взлётной полосы.

0 футов, Взлётная полоса: Следующие шаги
Горизонт Следующих шагов - это список всех активных действий, упорядоченных по проектам, контекстам или приоритетам. Каждый выполненный шаг, по идее, приближает вас к реализации проекта, который с этим шагом связан.

Вопрос, который здесь следует задать себе на этом уровне: "Что мне нужно сделать?"

Любой самый навороченный проект можно разбить на последовательность шагов. Иногда проще всего продвинуть проект, задав себе (и окружающим) вопрос: "Так каков следующий шаг?"
10.000 футов: Проекты
Горизонт Проектов, который содержит все ваши проекты, достижимые в течение года. Такой срок объясняется тем, что эти проекты нужно мониторить и обновлять каждую неделю.

Вопрос, который здесь следует задать себе на этом уровне: "Что я хочу завершить?"

Проект, как и цель - не то, что вы делаете: вы можете только выполнить шаги, достаточные для того, чтобы проект считать завершённым. Каждый проект должен содержать цель, видение, активные шаги и материалы для проекта.
20.000 футов: Зоны ответственности
Горизонт Зон ответственности (фокуса) содержит список областей или категорий, которым вы отдаёте предпочтение или уделяете особое внимание.

Вопрос, который здесь следует задать себе на этом уровне: "Что я хочу поддерживать?"

Зоны ответственности это такой высокоуровневый проверочный список (checklist), который определяет микс ваших проектов. Если вы слишком много работали, есть смысл больше уделить времени отдыху, например.
30.000 футов: Цели и Средства
Горизонт Целей и Средств содержит список целей, которые вам хотелось бы достичь в течение года или двух.

Вопрос, который здесь следует задать себе на этом уровне: "Чего я хочу достичь?"

С каждой целью следует ассоциировать проект(ы), которые помогут достижению целей. Скажем, проект по переезду в другой город - дело хлопотное, и одним проектом здесь не обойтись.

Цели придают вашей лодке устойчивость в океане событий: оценивая, сколько времени и средств отнимет большой проект, вы приобретаете возможность точнее прогнозировать свои действия.

40.000 футов: Видение и Стиль жизни
Горизонт Видения и Стиля жизни содержит список интересных, увлекательных, заманчивых долгосрочных целей, мечтаний и желаемого стиля жизни, которые вам хотелось бы достичь. Это не "как добраться отсюда вон туда", а скорее "а что там-то?".

Вопрос, который здесь следует задать себе на этом уровне: "Как выглядит долгосрочный успех?"

Если у вас хорошо развито воображение, то можно сделать небольшой коллаж из картинок и текста, который отражает ваши мечты на будущее. Хорошо сделать нечто вроде карты сокровищ: 

На этом уровне не обязательно прилинковывать проекты для достижения своих мечтаний - это скорее мотивирующий плакат, видение, перспектива, которая определяет направление ваших повседневных действий.
50.000 футов: Назначение и Принципы
Горизонт Назначения и Принципов - самый философский из всех. Это короткое, но энергичное (а главное правдивое) описание того, зачем вы всё это делаете. В конечном итоге это должен быть ответ на вопрос "в чём назначение вашей компании\жизни?"   Вопросы, который здесь следует задать себе на этом уровне: "Зачем я всё это делаю?" и "Я в своей лучшей форме, когда...?" Самый верхний горизонт часто представляет собой одно предложение с ответом на вопрос для себя "Зачем я это всё делаю?" и списком Принципов (это некие стандарты и ценности, ниже которых вы не позволите себе жить и работать).  К этому ещё можно прибавить список цитат, которые вам дороги.

Контроль и Перспектива = Капитан и Командир

Этот пост призван подвести итог более чем шестилетнему опыту использования мной системы GTD. За это время несколько раз сменился формат бумаги (А6 -> A5 -> A4 -> A5), формат электронной версии (текстовые файлы -> чистый LaTeX -> LaTeX + Kile + Markdown + Zim) и прибавилась техника тайм-менеджмента Pomodoro.

Сначала живётся в режиме выживания (Survivalist), имея мало контроля и мало перспективного видения.

С приобщением к GTD, появилось больше контроля над обстоятельствами. Но способность (и смелость) перспективного видения - не то, что приобретается за неделю, и автор постепенно скатился в микроменеджмент (много контроля, мало перспективы).

Обладая контролем над проектами, действиями и идеями, автор начал слишком много фантазировать и редко обновлять GTD-систему, на некоторое время превратившись в Мечтателя (Crazymaker).

Прочтение Making it all work имело тонизирующий и оздоравливающий эффект: набранный контроль и упорядоченное мечтательство позволило приблизиться к состоянию "Капитана и Командира", и уверенно выдерживать курс к своим целям, не смотря ни на что.

Не стоит думать, что GTD есть попытка свести всю жизнь к механистическому вычёркиванию заранее запланированных шагов: GTD просто помогает держать картину своих планов и проектов под контролем. Этот пост, например, вообще не был запланирован и никогда не присутствовал в моей системе - просто этим утром какой-то винтик повернулся в голове, и я решил, что это именно то, что стоит сегодня сделать.

Как и было обещано, полная картина GTD в виде одного коллажа:

Вся схема Getting Things Done. Кликабельна, 700кб JPEG
Так или почти так выглядит вся идея Getting Things Done, сформулированная и практикуемая Дэвидом Алленом и миллионами людей по всему миру.

Вся схема доступна для загрузки:

Исходник для схемы принятия решений в SVG можно скачать по этой ссылке. Шрифт, использованный в схеме, называется Jikharev.
Благодарности
Автор в неоплатном долгу перед сервисом shutterstock и другими сайтами, откуда были надёрганы векторные картинки для GTD-схемы. Ну и перед David Allen, разумеется, который помог (и делает это по сей день) многим GTDшникам делать дела быстрее, мыслить ширее и поступать смелее.

mydebianblog.blogspot.com