Книга: «Канбан и "точно вовремя" на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте». Книга канбан


Канбан и "точно вовремя" на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте

Коллектив авторовКанбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем местеЭта книга – одно из самых читаемых изданий по управлению производством в Японии. В основу книги легли учебные материалы, подготовленные специалистами Toyota к семинарам по производственной системе… — Альпина Диджитал, электронная книга Подробнее...1985379электронная книга
Коллектив АвторовКанбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем местеЭта книга – одно из самых читаемых изданий по управлению производством в Японии. В основу книги легли учебные материалы, подготовленные специалистами Toyota к семинарам по производственной системе… — Альпина Диджитал, Подробнее...2008бумажная книга
Канбан и `точно вовремя` на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем местеКнига, которую вы держите в руках - одно из самых читаемых изданий по управлению производством в Японии. В основу книги легли учебные материалы, подготовленные специалистами Toyota к семинарам по… — Альпина Паблишер, Модели менеджмента ведущих корпораций Подробнее...2014532бумажная книга
Канбан и точно вовремя на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем местеО писках совершенствования, восходящих к самурайской традиции, согласно которой воин никогда не перестает повышать свое мастерство и оттачивать свой меч. О системе канбан и `точно вовремя`, введенных… — Альпина Паблишер, Подробнее...2017513бумажная книга
Юрий АдлерКанбан и 'точно вовремя' на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте В основу книги легли учебные материалы, подготовленные специалистами Toyota к семинарам по производственной системе Toyota, которые проходил — Альпина Бизнес Букс, Подробнее...2014549бумажная книга
Юрий АдлерКанбан и 'точно вовремя' на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем местеО писках совершенствования, восходящих к самурайской традиции, согласно которой воин никогда не перестает повышать свое мастерство и оттачив — Альпина Паблишер, Подробнее...2016599бумажная книга
Юрий АдлерКанбан и 'точно вовремя' на Toyota: Менеджмент начинается на рабочем месте. 3-е изд.Книга о писках совершенствования, восходящих к самурайской традиции, согласно которой воин никогда не перестает повышать свое мастерство и о — Альпина Паблишер, Подробнее...2015629бумажная книга

dic.academic.ru

Персональный канбан | Полезное чтение

Умение работать в условиях многозадачности — самый переоцененный навык в современном мире. Многозадачность создает видимость продуктивной деятельности. Она мешает нам фокусировать внимание и работать в состоянии глубокой концентрации.

Многозадачность — это иллюзия. Мы не выполняем задачи одновременно, мы переключаемся между ними, не концентрируясь толком ни на одной.

Бесконечные списки дел превращают любую работу в бездушный конвейер задач. Система «персональный канбан» призвана спасти нас от этого. На ее создание авторов вдохновила японская система производства «точно в срок», которую внедрили на заводах «Тойота» в конце 40-х годов ХХ века.

«Канбан» переводится с японского как «вывеска, рекламный щит, доска для заметок». В условиях промышленного производства система канбан предполагает специальные бирки, которые крепятся на каждую деталь. Вместе с бирками детали перемещаются по заводу. Только определенное количество бирок одного типа может быть на линии в одно время. Каждая бирка относится к определенной части автомобиля.

Бывший специалист по городскому планированию из Сиэтла Джеймс Бенсон предлагает адаптировать канбан для жизни.

В основе системы «персональный канбан» лежат два принципа:

  • — Визуализировать свою работу.
  • — Ограничить количество проектов «в процессе».

Что делать

  • 1. Найдите пробковую или магнитную доску, чтобы крепить на нее карточки или листки с клейким краем. На доске сделайте три колонки: «возможно», «в процессе», «сделано».
  • 2. Распишите все задачи на отдельных карточках. Можно разделить их по степени срочности или отделить личные задачи от рабочих. Для этого используйте карточки разных цветов или специальные обозначения.
  • 3. Прикрепите все задачи в колонку «возможно».
  • 4. Из колонки «возможно» выберите три задачи и перенесите их в колонку «в процессе». Именно на этих задачах вы будете фокусироваться в ближайшее время.
  • 5. Когда вы завершите задачу, перенесите ее в колонку «сделано». Выберите новое задание из столбца «возможно» и перенесите его в графу «в процессе».

Колонка «возможно» дает представление обо всем, что вы хотите сделать. Когда вы показываете задачи наглядно, становится видно, можно ли все это выполнить или нет. Возможно, нужно делегировать часть задач, нанять специалиста или завести временного помощника. Может быть, вам нужно что-то изменить в своей работе, чтобы графа «возможно» не превратилась в кладбище забытых мечтаний.

Колонка «в процессе» — самая важная. В ней не должно быть более трех задач. Если вы втиснете сюда больше, то перегрузите свой мозг и работа затормозится. С уменьшением задач также нужно быть осторожным. Вы можете сократить количество задач, но вряд ли это будет отражать действительность. Искусственно уменьшая число задач, вы рискуете подорвать весь процесс. У большинства из нас есть как минимум два приоритетных направления, которые борются за наше внимание. Третья задача может быть менее важной.

Эффект Зейгарник

Когда мы начинаем много проектов и не заканчиваем их, мы становимся жертвами эффекта Зейгарник. Блюма Зейгарник — советский психолог, которая в 20-х годах ХХ века выяснила, что люди лучше помнят свои незавершенные задачи, нежели завершенные. Впервые Зейгарник заметила этот эффект, наблюдая за официантами: они точно помнили состав заказа до тех пор, пока не принесли его. Незавершенные дела вызывают у нас «когнитивный зуд».

Колонку «сделано» не нужно усложнять. Исследования показывают, что мы получаем всплеск дофамина, даже когда просто говорим «Готово!». Акт завершения ценен сам по себе. Обратите внимание, что колонка «сделано» не должна быть безжизненной. Если ее структурировать и выявить закономерности, она станет источником полезных идей.

 

Бенсон предлагает ранжировать выполненные задачи:

  • — Что вам больше всего понравилось делать?
  • — А что меньше всего?
  • — Что из этого вы делали наспех?
  • — Когда вы чувствовали, что потеряли контроль над ситуацией?

 

Если через какое-то время вы выделите важные для вас тенденции, вы сможете увидеть, где застреваете, где преуспеваете и почему так происходит.

Этой системы нельзя придерживаться вечно. Но если вы продержитесь достаточно долго, чтобы заметить закономерности, вы узнаете много важного о себе. Если вы постоянно сталкиваетесь со срочными делами, этот повод пересмотреть свою жизнь.

Источник: qz.com, Фото: Shutterstock.com

megaplan.ru

Книга "Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте"

Последние комментарии

онлайн

 
 

Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте

Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте Автор: Авторов коллектив Жанр: Другая деловая литература, Маркетинг и реклама Язык: русский Год: 2008 Издатель: Литагент «Альпина» ISBN: 978-5-9614-2105-2 Город: Москва Переводчик: Елена М. Пестерева Добавил: Admin 7 Окт 15 Проверил: Admin 7 Окт 15 Формат:  FB2 (4100 Kb)  RTF (4576 Kb)  TXT (4042 Kb)  HTML (4076 Kb)  EPUB (4757 Kb)  MOBI (9081 Kb)  JAR (173 Kb)  JAD (1 Kb) Скачать бесплатно книгу Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте Читать онлайн книгу Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте

Рейтинг: 0.0/5 (Всего голосов: 0)

Аннотация

Эта книга – одно из самых читаемых изданий по управлению производством в Японии. В основу книги легли учебные материалы, подготовленные специалистами Toyota к семинарам по производственной системе Toyota, которые проходили в середине 1970-х годов. С тех пор прошло немало времени, но книга, неоднократно переиздававшаяся, в том числе и на английском языке, до сих пор служит кратким руководством по снижению затрат на производстве во всем мире. Системы «канбан» и «точно вовремя» – два метода управления производством и запасами, используемые в рамках производственной системы Toyota, – помогают найти лучшие способы повышения производительности процесса и качества продукции. Книга предназначена для руководителей, стремящихся сократить потери на производстве и усовершенствовать производственную систему своей компании. Она представляет интерес для менеджеров всех уровней и будет интересна студентам, чья специальность лежит в области производства и сферы услуг.

Объявления

Где купить?

Нравится книга? Поделись с друзьями!

Другие книги автора Авторов коллектив

Похожие книги

Комментарии к книге "Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте"

Комментарий не найдено
Чтобы оставить комментарий или поставить оценку книге Вам нужно зайти на сайт или зарегистрироваться
 

www.rulit.me

система тайм-менеджмента, которая изменит вашу жизнь

Многозадачность — это, вероятно, один из самых переоцененных навыков в современной жизни. Она лишает мозг кислородсодержащей глюкозы, помогающей сохранять внимательность, она затрудняет человеку переключение между задачами — и вообще, как правило, многозадачность это просто иллюзия. Согласно исследованию, проведенному Университетом Огайо, только 3% населения — «супертаскеры». Остальные просто притворяются.

Целый ряд систем был разработан, чтобы спасти нас от бесконечных списков дел, которые могут превратить любую работу в бездушный конвейер. Одна из таких систем — «персональный канбан», названый в честь японской производственной концепции, применявшейся в конце 1940-х годов в компании Toyota.

В промышленности канбан (что на японском означает «вывеска» или «рекламный щит») основывается на ярлыках, которые перемещаются с каждым продуктом по заводу. Только определенное количество ярлыков одного типа может быть на линии одновременно, и они должны соответствовать одной конкретной части автомобиля.

Джеймс Бенсон, бывший городской планировщик из Сиэтла, который написал книгу «Персональный Канбан», рассказал Quartz, что промышленный канбан был для Toyota способом избежать перепроизводства. Он адаптировал эту систему, чтобы снизить издержки эмоционального плана, ведь ощущение, что «в голове слишком много задач», — это самый большой недостаток наших попыток многозадачности.

Персональный канбан основан на двух принципах: визуализировать свою работу и ограничить общее количество «незавершенных работ». Применять систему очень просто:найдите доску, на которой можно использовать магниты, клейкую бумагу или кнопки. Нарисуйте на ней три столбца: «Задачи», «В работе» и «Сделано».

Напишите отдельные задачи на отдельных карточках. Вы можете отсортировать их по срочности или типу (например, личные или деловые) при помощи цвета или символов. Закрепите все эти карточки в столбце «Задачи».

Выберите из этой колонки не более трех задач, которые можно перенести в средний столбец «В работе». Это те дела, на которых вы должны сосредоточиться в выбранных вами временных рамках.

Когда задача будет завершена, переместите ее в столбец «Готово» и выберите новую задачу, чтобы перенести в столбец «В работе».

Столбец «Задачи» позволяет видеть все, что находится в вашем списке, и оценивать, справитесь ли вы с этим или нет. (Нужно ли вам делегировать, нанять другого человека или организовать временную помощь? Нужно ли изменить что-то в подходе к работе, чтобы столбец «Задачи» не стал полем несбыточных желаний?)

По словам Бенсона, средний столбец — это «сейчас», и он не должен содержать больше трех ярлыков. Вы можете свести текущие задачи и к одной, но автор и консультант говорит, что это может подорвать весь процесс. У большинства из нас есть как минимум два конкурирующих дела в настоящий момент времени, в то время как третья задача может быть более пассивной. (Можно работать над двумя проектами дома во время стирки, например.) Втискивая в колонку «В работе» больше трех элементов, вы напрягаете свой мозг и замедляете его работу.

Начиная и не заканчивая слишком много проектов, человек подвергается риску так называемого эффекта Зейгарник, названного по имени Блюмы Зейгарник, психиатра, которая в 1920-х годах обнаружила, что люди лучше запоминают незавершенные задачи, чем завершенные. Незавершенные дела, которые мы забросили, похожи на когнитивный зуд. (Зейгарник впервые сделала это наблюдение, заметив, что официанты помнят подробности заказов в ресторане только до тех пор, пока заказ исполняется.)

Суть колонки «Сделано» не нуждается в объяснении. Исследования показали, что мы получаем выброс дофамина, просто говоря слово «сделано». «Акт завершения говорит сам за себя», — добавляет Бенсон.

Важно отметить, что столбец «Сделано» не обязательно должен быть безжизненным, и это довольно важный момент в теории Бенсона. Если применить некоторую классификацию, этот столбец может превратиться в полезные записи о вашей работе.

Бенсон и Тоньянн Демария Барри, соавтор книги «Персональный канбан», придумали матрицы для ранжирования предметов, которые вам больше всего нравятся, меньше всего нравятся, были сделаны на скорую руку, над которыми вы не ощущаете контроля и т. д. Они обещают, что через некоторое время появятся несколько универсальных категорий. Будет видно, где вы всегда застреваете, а где преуспеваете чаще всего, и почему.

Этот план помогает добиться большей осознанности в жизни — если вы будете придерживаться его как минимум до тех пор, пока не начнете видеть некоторые паттерны. (Бенсон признает, что люди не могут придерживаться никакой системы постоянно.) «Если вы обнаружите, что все ваши дела — чрезвычайные ситуации, это говорит о том, что пора переоценить свою жизнь», — говорит Бенсон. Это он однажды услышал от женщины, которая сменила карьеру и развелась после перехода на такую систему.

Бенсон впервые придумал «персональный канбан» для разработчиков программного обеспечения около 10 лет назад, но, по его словам, IT-специалисты не заинтересовались. Он продолжал разрабатывать свой метод, который использовался в школах, медицинских организациях, правительствах и некоторых отраслях промышленности, а его бывший коллега запустил более интенсивную программу обучения — LeanKanban University.

На системе «канбан» основаны несколько популярных приложений, в том числе Pivotal Tracker и Trello. Впрочем, Бенсон предпочитает реальные доски, потому что «они осязаемы и находятся в пространстве и времени». Он напоминает об исследованиях, которые доказали, что люди обрабатывают больше информации, когда делают записи.

В конечном счете, он хочет, чтобы его модель помогала людям найти себя — в буквальном смысле. Об этом стоит подумать даже тем из нас, кто предпочитает читать (или писать) о системах продуктивности, зная, что никогда не будет следовать им. (Я тоже в этом виновна.) «Мы настолько перегружены, что теряем из виду, кто мы, что мы можем, и что делает нас теми, кто мы есть, — говорит он. — Мы начинаем верить, что мы просто что-то, заполняющее пространство».

В теории или на практике лучшие системы управления временем направлены не на то, чтобы перетрясти жизнь, а на то, чтобы сделать человека человеком.

Оригинал

ideanomics.ru

«Персональный канбан. Карта работы/Навигатор по жизни»

26 ноября 2015

Ключевые идеи бизнес-бестселлера Джима Бенсона и Тониана Де Мария Бэрри

Слово «канбан» пришло из японского языка и буквально переводится как «вывеска», «рекламный щит». В мире бизнеса канбан означает систему организации производства и снабжения, позволяющую реализовать принцип «точно в срок». Система канбан была разработана и впервые в мире реализована фирмой «Тойота». Авторы книги - успешные консультанты в области управления и работы с персоналом - предлагают простую и действенную систему регулирования своей занятости и управления личным временем, основанную на философии канбан, но «заточенную» не под корпорацию, а под человека. С разрешения компании Smart Reading мы публикуем саммари этой книги.

Досье

SmartReading – новый проект сооснователя одного из ведущих российских издательств деловой литературы «Манн, Иванов и Фербер» Михаила Иванова и его партнеров. SmartReading выпускает так называемые саммари – тексты, в сжатой форме излагающие ключевые идеи бестселлеров жанра нон-фикшн. Таким образом, люди, которые по каким-то причинам не могут оперативно прочесть полные версии книг, могут познакомиться с их главными идеями и тезисами. SmartReading использует в своей работе подписную бизнес-модель.

Что такое персональный канбан

Персональный канбан - это динамичная, интерактивная «карта» вашей личной занятости. Она позволяет видеть, что вас ожидает впереди (ваши цели, новые задания), где вы находитесь сейчас (чем вы заняты в данный момент времени) и где вы были раньше (что вы уже проделали). 

Как и любые карты, персональный канбан содержит массу информации: что вы хотите, что вы делаете, как вы это делаете и с кем, что уже сделано, что осталось незаконченным, как быстро вы работаете, что вызывает заторы в работе, почему какие-то дела вы все время откладываете «на потом», что вы можете пообещать, а на что - сказать «нет». 

Когда мы видим «карту» нашей работы, у нас появляется ясность, которая позволяет находить лучшие варианты действий. 

В основе персонального канбана лежит концепция менеджмента, известная как Lean, в силу которой расширение доступа к информации обеспечивает принятие более ответственных решений в процессе создания новых ценностей. Сотрудники чувствуют больше уважения к ним, рабочие группы становятся более мотивированными, и сокращаются потери времени. Целью концепции Lean является возникновение культуры «кайдзен», то есть стремления к постоянному улучшению рабочих процессов. 

Правила персонального канбана 

Правило 1: Визуализируйте свою работу. Тогда у вас появится более ясное представление об объеме работы, «физическая» запись того, на что уходит ваше время. Вы обретете контроль над своей нагрузкой и сможете принимать более разумные решения. 

Правило 2: Ограничивайте количество незавершенной работы. Это позволит вам сосредоточиться на том, что вы делаете, работать быстро и вдумчиво, спокойно реагировать на внешние воздействия.  

Построение персонального канбана 

Вы можете использовать доску, на которой пишут фломастерами, грифельную доску, доску для объявлений, блокнот, дверь холодильника, компьютер - любой предмет, который позволит вам прочитать ту абстрактную информацию о предстоящей работе, которая находится в вашей голове. Кроме того, вам понадобятся ручка, фломастер и клейкие листочки для заметок.

Персональный канбан позволяет увидеть «течение» вашей работы - от ее начала до завершения. Самый простой вариант «течения» - это разделение работы на ту, которую вы готовы начать (колонка «начало»), ту, которую вы уже делаете (колонка «в работе»), и ту, которую вы завершили (колонка «сделано»). 

Но сначала надо выяснить, что, собственно, вам предстоит сделать. До тех пор, пока предстоящая работа остается в нашей голове аморфной и гнетущей массой, мы ее не понимаем, мы ее боимся, и мы не уверены в успехе. Чтобы принять правильное решение, у нас должно быть четкое и ясное представление о том, что именно нам предстоит сделать. 

Поэтому берите клейкие листочки и записывайте на них абсолютно все, что нужно сделать: задачи большие и маленькие. Не обманывайте себя и не прячьте голову в песок. Прежде чем начать укрощение страшного зверя под названием «работа», надо увидеть его целиком, даже если для этого понадобится обклеить листочками все стены вашей квартиры. 

Сделав это, вы должны решить, какие задачи необходимо решить в первую очередь, и прикрепите соответствующие листочки в колонку «начало».  

Учеными отмечено, что наш мозг в большей степени фокусируется на прерванных, незавершенных мыслях и действиях, чем на полностью законченных. Незаконченные дела отвлекают наше внимание и раздражают, вызывают беспокойство и бессонницу, тем самым понижая нашу производительность и увеличивая риск ошибок. Поэтому, когда мы можем бумажку с описанием задачи перетянуть из колонки «в работе» в колонку «сделано», наш мозг испытывает радость. Мы гордимся собой. Мы можем приступать к выполнению следующего задания.  

Так же, как у жонглера есть предел количеству шариков, которые он может спокойно и уверенно удерживать одновременно в воздухе, у каждого из нас есть предел количеству заданий, параллельно работать над которыми мы можем успешно и эффективно. Исследования показывают, что мы не можем достигнуть нашей максимальной эффективности, работая над несколькими задачами одновременно. И наоборот, наша эффективность возрастает, когда мы ограничиваем количество параллельно решаемых задач. 

Персональный канбан как раз и позволяет найти правильное количество работы, которую мы можем проделывать с оптимальной скоростью и эффективностью.

Вы можете добавить колонку «ожидание» для тех дел, которые вы не можете завершить, потому что ждете какого-либо действия со стороны других людей. Однако «не перегружайте» эту колонку и не «перетягивайте» новые дела в колонку «в работе», пока не проверите, что происходит с теми, что уже находятся в «ожидании».  

Вы можете добавить колонку «ожидание» для тех дел, которые вы не можете завершить, потому что ждете какого-либо действия со стороны других людей. Однако «не перегружайте» эту колонку и не «перетягивайте» новые дела в колонку «в работе», пока не проверите, что происходит с теми, что уже находятся в «ожидании».  

Вы также можете сделать еще одну колонку с названием «сегодня», куда вы будете помещать листочки с делами, над которыми вы планируете работать сегодня. Эта колонка поможет определить разницу между тем, что мы задумали сделать за день, и тем, что мы реально успели. Постепенно мы научимся определять свою дневную производительность, ставить себе на день более реалистичные цели и радоваться своей эффективности.  

Пользуйтесь разными цветами и формами для отражения определенных типов информации. Яркий цвет или необычная форма ваших листочков поможет привлечь внимание к приоритетным задачам или «не засовывать в дальний ящик» дела, которыми вам не очень хочется заниматься.  

Ваш персональный канбан построен! Изучив свой предстоящий груз работы, вы выбрали приоритетные задания и поместили их в колонку «начало». По мере продвижения вашей работы «перетягивайте» листочки из одной колонки в следующую. Система персонального канбана предполагает принятие самостоятельного решения в отношении проделываемой работы, в отличие от ситуации, когда вас подталкивают и за вас решают, что и когда вам делать (pull-based system versus «pushing»).  

Количество и качество

Мы часто путаем наличие образовавшегося «просвета» в работе с возможностью сделать что-то еще. Мы часто спешим, перескакиваем от одного занятия к другому, стремясь увеличивать количество проделанной работы, забывая про качество. В результате мы не достигаем ни количества, ни качества. Когда мы занимаемся параллельно несколькими вопросами, наш мозг пытается обрабатывать одновременно несколько потоков информации, что приводит к умственной перегрузке. В этом случае мы начинаем легко отвлекаться, и даже простейшая работа дается с трудом. 

Однако было бы правильно не пытаться вместить как можно больший объем работы в наш график, а добиваться качественной работы, плавно перетекающей из колонки «начало» в колонку «сделано». Скорость, с которой это происходит, - это наша «пропускная способность», которую мы можем измерить, оценить и на ее основе принять обоснованное решение.  

Сколько раз мы сталкиваемся с ситуацией, когда в конце недели мы не можем вспомнить, на что же ушло наше время. Как будто часы, дни и недели нашей такой занятой жизни бесследно растворяются в воздухе. Персональный канбан, визуализируя нашу несделанную работу, задания, над которыми мы трудимся, и работу, которая сделана, вознаграждает нас тем, что мы знаем, на что ушло время и что нам предстоит в будущем. Обладание этим знанием позволяет улучшать рабочий процесс и принимать разумные решения.  

«Обычный» перечень дел против персонального канбана 

Авторы называют списки дел воплощением зла и порождением дьявола; они скучны и питают механистический, оторванный от контекста подход к выполнению работы. В отличие от этих списков, персональный канбан, визуализируя нашу работу, позволяет обращать внимание на особенности обстоятельств, понимать возможность выбора, определять приоритеты, видеть цель.  

Персональный канбан превращает нашу работу в рассказ, со своим сюжетом, течением событий и поворотными моментами. Это не список экстренных дел, а серия взаимосвязанных отношений. Перемещая наши листочки из колонки в колонку и анализируя их движение, мы учимся распознавать повторяющиеся шаблоны и причинно-следственные связи. Мы выявляем причины появления «узких мест», узнаем задания, выполнение которых приносит удовольствие, и задания, которые раздражают. Наблюдения такого рода учат принимать активные решения и расширять наши опции в будущем.  

При использовании списков дел мерой качества является количество выполненных заданий. Персональный канбан благоприятствует созданию атмосферы творчества и сотрудничества, где мерой качества является эффективность, то есть отлично сделанная работа в нужное время.  

Списки дел предполагают, что наши обстоятельства статичны. Они не дают понимания, как и зачем мы выполняем ту или иную работу и какие варианты имеются в нашем распоряжении. В результате получается, что мы работаем ради работы как таковой, не имея возможности оценить, как наши старания влияют (или не влияют) на достижение более высоких целей. Персональный канбан создает подвижную систему, в которой стремление к улучшению методов работы («кайдзен») становится привычкой. 

Тяни-толкай 

Авторы видят преимущество персонального канбана в том, что он зиждется на активном рациональном действии - «тяни» - то есть человек берет новую работу и «тянет» листочек в колонку «в работе» только тогда, когда у него есть для этого возможность и предыдущие задания выполнены. В этом случае у вас есть ясность и контроль над ситуацией, позволяющие принимать обоснованные решения. Если же вас «толкают», вы находитесь в «темноте», у вас нет выбора. Большинство людей страдает от того, что им «заталкивают» работу, независимо от степени их занятости. Персональный канбан позволяет вашему руководству увидеть, что вы уже и так заняты «выше крыши», и дает вам право обоснованно отказаться от дополнительной работы, не получая при этом ярлык лентяя.   

Жизнь есть балансирование между порядком и хаосом. Не стройте строгих планов, пока вы не располагаете всей необходимой информацией. Наши действия сегодня определяют наши возможности выбора завтра. «Тяните» и не поддавайтесь «толчкам», хотя будьте готовы к ним. 

Мы все стремимся к тому, чтобы наши действия приносили максимальную пользу - нашим клиентам, нашим семьям, нашим потомкам. Польза в данном контексте совсем не означает максимальный доход или прибыль. Моральное удовлетворение от работы и денежная компенсация за нее отнюдь не всегда взаимосвязаны. Для того, чтобы получать профессиональную и эмоциональную радость от работы, чтобы ощущать самореализацию, мы должны гордиться тем, что мы делаем. Для этого мы должны знать, что наш труд приносит пользу и что наши усилия не остаются незамеченными.  

План работы - плюс или минус? 

Важно также не оказаться в состоянии «аналитического паралича», когда мы чрезмерно усложняем проблему и планируем ее решение до мельчайших деталей. В результате стадия планирования тормозит осуществление реальных действий. Стоит согласиться с тем, что невозможно заранее знать, как разрешится тот или иной вопрос. Надо перестать волноваться и нервничать, надо быть гибким и готовым к действию. 

Люди обычно слишком много времени тратят на подсчеты объема и стоимости их работы. Они оказываются в плену заранее построенного плана, но как только обстоятельства изменяются, они вынуждены бесконечно модифицировать свои изначальные посылки. 

Используя персональный канбан, мы планируем постоянно, наблюдая за течением нашей работы, и принимаем решения, когда располагаем достаточной информацией. Ни один план не является «выгравированным в камне», как бы замечательно он ни был продуман. Отклонение от плана бывает неизбежным, и мы регулярно его корректируем. Умение приспосабливаться к изменяющимся обстоятельствам позволяет нам достигать успеха. 

Выбор приоритетов 

Авторы рассматривают так называемую «матрицу управления временем Кови», где предлагается все дела и обязанности разнести в четыре группы: «важно и срочно»; «важно, но не срочно»; «срочно, но не важно»; «не важно и не срочно». Неудивительно, что Кови рекомендует ограничивать количество дел, находящихся в «срочно, но не важно», а занятия, попавшие в «не важно и не срочно», он считает просто потерей времени. Авторы же, признавая в целом полезность распределения дел на «важные», «срочные» и «не важные», во многом не соглашаются с трактовкой Кови.

Например, группу дел в «срочно, но не важно» авторы называют «инвестицией в социальные связи», потому что невозможно предвидеть, какое влияние на ваше будущее могут оказать, казалось бы, «не важные» встречи и телефонные звонки. Точно так же авторы отказываются считать занятия в «не важно и не срочно» пустой тратой времени. 

Наоборот, они относят эту группу дел в разряд нашей «жизни». Они сравнивают их с плодородным садом, в котором прорастают и развиваются вдохновение, экспериментирование и новые варианты. Авторы уверены, что в системе персонального канбана все четыре группы дел функционируют органично, и они все необходимы для сбалансированной жизни.  

Работа в радость 

Отведите место в вашем персональном канбане для дел, которые приводят вас в хорошее настроение, и для дел, которые вас раздражают. Делайте небольшие заметки о том, почему одно занятие вызвало положительные эмоции, а другое - отрицательные. 

Наберитесь терпения, и через некоторое время, просматривая свои заметки, вы сможете определить, что нужно поменять в вашей работе, какие дела стоит делегировать, а какими заниматься как можно чаще. Вы обнаружите, что лучше всего исполняете те задания, которые поднимают вам настроение. Вам будет легче распознать ваши сильные стороны. В конечном итоге у вас появится более четкое видение перспектив развития вашей карьеры.  

Персональный канбан содействует прояснению наших целей. Если нет ясности, нас охватывает страх. Визуализация позволяет развеять страх, трансформировать его в понятные задачи и сфокусироваться на действиях по их разрешению.  

Чем больше вы занимаетесь работой, которая у вас хорошо получается, тем больше радости доставляет вам ваша работа и тем выше становится ваш профессиональный уровень. 

Загляните в себя и оглянитесь назад

Персональный канбан помогает нам понять, какими эмоциями мы руководствовались, совершая то или иное действие, что нас мотивировало и что мешало. Изучая прошлые события, мы снабжаем себя информацией, необходимой для принятия правильных решений в будущем. На работе анализ завершенного проекта позволяет выявить достигнутые успехи, понять, что происходило не так, как ожидалось, и почему, и подумать над тем, что можно улучшить в будущем. 

Создайте в своем персональном канбане колонку «ретроспектива» и перемещайте туда листочки из колонки «сделано» со своими заметками о том, что прошло хорошо, а где можно было бы поработать лучше. Радуйтесь своим победам. Учитесь на ошибках. Постепенно привычка анализировать качество проделанной работы станет естественным элементом рабочего процесса.  

Зрите в корень 

Когда происходят неприятности, мы в первую очередь стараемся найти виноватого, «закрыть» вопрос и двигаться дальше. Такой подход является поверхностным и недальновидным. Персональный канбан помогает находить глубинные причины возникшей проблемы. Чтобы до них докопаться, не бойтесь задавать вопросы и подвергать сомнению общепринятые условности и собственные идеи. Только так можно решать проблемы и самосовершенствоваться. 

Заключение  

Проблема управления временем крайне актуальна, и на эту тему существует много литературы. Однако, судя по многочисленным позитивным откликам, книга «Персональный канбан» предлагает наиболее эффективный способ борьбы с авралами, стрессом и депрессией, вызываемыми вечной нехваткой времени на все дела, обязанности и пожелания, которые возникают у нормального современного человека. Попытайтесь, следуя советам авторов, построить свой персональный канбан. 

Для этого визуализируйте свои обязанности, не занимайтесь более чем двумя-тремя делами одновременно, выстраивайте приоритеты, не стремитесь заполнить свой день «под завязку», наблюдайте за потоком своей работы и контролируйте его, анализируйте, какие задания получаются у вас лучше и почему, занимайте активную позицию в распределении своей нагрузки и не поддавайтесь «толчкам».  

В результате, как обещают авторы «Персонального канбана», вас ждет более сбалансированная жизнь, получение удовольствия от работы и профессиональный рост. 

P.S. 

Если у вас появится интерес и желание узнать больше о персональном канбане, дополнительную информацию можно найти на сайте personalkanban.com.

Читайте также:

Саммари книги Джима Лесински "Завоевание нулевого момента истины".Как сократить затраты с помощью автоматизации: реальные кейсы.О чем писать на сайте или в блоге, когда писать не о чем.

biz360.ru