Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения. Книга регистрации приказов


Журнал регистрации кадровых приказов: правила заполнения

Юридическая консультация > Трудовое право > Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Юридическая сторона

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

  • о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
  • о командировании работников;
  • журналы отпусков;
  • о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

  • грамотное построение делопроизводства;
  • ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
  • надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

  1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
  2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

  • Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
  • Приказы по работе администрации.
  • Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
  • Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

  • порядковый номер,
  • дата приказа,
  • номер распоряжения,
  • основное содержание приказа,
  • сотрудник,
  • табельный номер,
  • основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

  1. кто подписал приказ,
  2. кто исполняет приказ,
  3. куда передали приказ,
  4. расписка о получении, дата,
  5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

№ п/пДатаНомер приказаРазновидность приказаСотрудникТабельный номер приказаОснование
1003.05.201420-лсПеревод на другую должностьИванов Иван Иванович28394Дополнительное соглашение  № 5 от 29.04.2014к трудовому договору № 74от 1.01.2012
1013.05.201421-лсПрием на работуОрлова Ольга Павловна30492Заявление
1023.05.201422-лсПрием на работуАнтонов Петр Николаевич67540Заявление

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

  • о приеме на работу;
  • об оплате труда;
  • о совмещении профессий;
  • о повышении квалификации;
  • о смене фамилии сотрудника;
  • о длительных командировках.
  • о поощрении персонала;
  • об отпусках
  • о дежурстве;
  • о переводе;
  • об увольнении работника

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

  1. о дежурствах,
  2. об учебных и очередных отпусках,
  3. о непродолжительных командировках,
  4. о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

  1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
  2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

juristpomog.com

Журнал регистрации приказов по основной деятельности: реестр, образец, форма

Каждый руководитель фирмы рано или поздно задумывается над вопросом о правильной, удобной систематизации и хранении имеющейся документации. Согласно закону об архивном деле Российской Федерации, определены разные сроки хранения документов.

Например, некоторые распоряжения по административно-хозяйственной деятельности действительны 5 лет, приказы по личному составу рассчитаны на хранение в течение 75 лет. Это является главной причиной, почему так важно разделять всю документацию по разным регистрационным изданиям.

Содержание статьи

Что это такое

Названное издание предназначено для записи сведений всех распоряжений организации.  Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.

На данный момент нет единой общепринятой формы документа, каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению. Как правило, основными составляющими такого издания являются:

Титульный лист. На нем расположены:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата начала ведения;
  • дата окончания заполнения.

Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом. Здесь фиксируются:

  • Ф.И.О., должности ответственных лиц;
  • ссылки на документы, где прописаны обязанности закрепленных за изданием сотрудников;
  • их подписи, подтверждающие ведение журнала в определенный период времени.

Основной раздел. Он предназначен для регистрации распоряжений, включает в себя:

  • порядковый номер приказа;
  • номер, название и дату регистрируемого документа;
  • количество листов в документе;
  • Ф.И.О. и должности лиц, на чью деятельность распространяется действие распоряжения.

Для чего нужен

Ведение названного журнала для каждой организации является обязательным и имеет ряд положительных факторов при систематизации, а также хранении документации:

  • максимальная оптимизация работы с распорядительными документами;
  • возможность оценки общего количества изданных распоряжений;
  • осуществление быстрого поиска требуемого приказа;
  • фиксация факта издания распоряжения и дальнейшая возможность подтверждения его юридической силы.

Этот журнал должен храниться в организации постоянно. В случае если зафиксированные в нем данные могут оказаться полезными, будут использоваться в научно — справочных целях, регистрационная книга передается на хранение в госархивы.

Какие локальные акты фиксируются

Как отмечалось ранее, в журнал вносятся сведения о распоряжениях, касающихся трудовой функции всех работников организации или руководства (например, гендиректора, заместителя директора, главного бухгалтера). Этим они отличаются от более персонифицированных приказов по личному составу.

Реестр регистрируемых приказов

Основными локальными актами, сведения о которых вносятся в журнал, являются следующие распоряжения о (об):

  • назначении генерального директора;
  • назначении главного бухгалтера;
  • утверждении логотипа;
  • утверждении или изменении структуры организации;
  • обеспечении сохранности коммерческой тайны;
  • утверждении штатного расписания;
  • установлении режима работы и внутреннего трудового распорядка;
  • утверждении положений, правил, инструкций, иных нормативных документов;
  • планировании основной деятельности фирмы и надлежащем контроле над ней и т.д.

Отдельно стоит выделить группу распоряжений со сроком хранения менее 5 лет о:

  • дисциплинарных взысканиях;
  • праздничных днях;
  • ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • краткосрочных командировках и т.д.

Типовая форма

Регистрационный документ может быть оформлен не только как бумажный носитель. Допускается также использование электронной формы.

При заполнении бумажного варианта стоит помнить некоторые правила:

  • все листы должны быть пронумерованы, документ полностью прошит, скреплен печатью фирмы;
  • на прошивку должна быть нанесена наклейка с указанием: количества имеющихся листов, Ф.И.О. и должности заверителя (руководителя фирмы либо ответственного сотрудника, назначенного отдельным приказом), подписи заверителя.

Кроме того, на наклейку наносится печать фирмы, скрепляющая надпись.

Также журнал можно вести и в электронном варианте с помощью специальных программ. В таком случае назначенным сотрудникам стоит помнить о соблюдении сроков хранения документа, установленными законодательством (п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования<…>, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Электронная форма документа может ускорить процесс поиска нужного распоряжения, подобный вариант эффективен при текучести кадров и значительном документообороте.

Шаблон журнала

Типовая форма издания не регламентирована законом, допустимо любое количество колонок, требований к необходимым сведениям регистрируемого распоряжения. Примерный план составленного журнала выглядит следующим образом:

Дата приказа Регистрационный номер приказа Наименование приказа Кем подписан приказ Исполнитель Куда передан приказ С приказом ознакомлен (дата, подпись) Отметка

об исполнении и направлении в дело

1 2 3 4 5 6 7 8

Приобрести подобное издание можно и в книжном магазине. Готовый экземпляр уже содержит в себе разработанный удобный формат, что позволит сэкономить время на его составлении.

Нормативная регламентация

Большинство руководителей считают ведение регистрационного документа  необязательным, что в корне ошибочно. Наличие у организации журнала регламентировано законом (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Видео, на котором рассказывается о сроках хранения и учете кадровых приказов.

Ответственное лицо за ведение документа

Назначение лица, отвечающего за хранение, ведение регистрационной книги, немаловажно. Как правило, ответственным становится сотрудник, назначенный отдельным распоряжением. Однако, часто такая обязанность возлагается на плечи специалиста по кадровому делопроизводству.

Подобная трудовая функция прописана в должностной инструкции, с которой он может быть ознакомлен при приеме на работу. В случае длительного отпуска специалиста кадрового отдела, за работой с  журналом закрепляется другой сотрудник, на которого издается соответствующее распоряжение.

Основные правила

Ранее уже говорилось об отсутствии общепринятой формы издания, однако, необходимо придерживаться некоторых правил при ведении:

  • на титульном листе должны быть отмечены реквизиты фирмы, даты начала, окончания заполнения документа, соответствующий номер, информация об ответственном за журнал сотруднике, срок хранения документа (5 или 75 лет).
  • нельзя забывать и о литерах, присвоенных каждому приказу: ЛС – для документов, которые необходимо хранить 75 лет, К – для всех остальных распоряжений, подлежащих учету;
  • нумерация листов должна строиться по порядку, запрещается вырывать листы из журнала;
  • не рекомендуется вносить данные о распоряжениях «задним числом». Это возможно лишь с составленной объяснительной запиской на имя руководителя организации, где поясняются причины сложившихся обстоятельств.
  • какие-либо исправления вносятся последовательной нумерацией с обязательным указанием основания его внесения;
  • заполнение регистрационной книги должно производиться ручкой одного цвета — черного или синего;
  • не рекомендуются любые зачёркивания, корректировки, штриховки;
  • данное регистрационное издание относится к документации, предназначенной исключительно для внутренней эксплуатации в организации. Ознакомиться с его содержанием возможно исключительно в присутствии закрепленного за ним сотрудника.

Правильное ведение регистрационной книги дает возможность упорядочить реестр имеющейся документации с различными сроками хранения, а также держать под контролем количественные показатели издаваемых приказов.

znaybiz.ru

Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения

Юридическая консультация > Предпринимательная деятельность > Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения

Весь трудовой путь любого работника, начиная с момента приема для исполнения своих обязанностей до последующего увольнения, отражается документально отделом кадров с помощью составления приказов по личному составу. Они помогают работе различных подразделений, а тем более важны для бухгалтерии.

Так, нам начисляются премии, заработная плата, устанавливается оклад и выписывается очередной отпуск. К тому же, необходимость решать спорные дела в суде, доказать принадлежность к организации и даже взять кредит тоже потребует наличия таких приказов.

Приказы по движению кадров

Журнал регистрации приказов по личному составу заполняется работниками отдела кадров

Они могут быть различного вида, сроков хранения и параметров составления. Среди них выделяют следующие приказы:

  • Прием на работу. Здесь возможны различные варианты, учитывающие основное место, вахтовый метод, совместительство и т.д;
  • Перемещение работника. Такой документ свидетельствует о продвижении по службе, работу в новом отделе, смене территории закрепления или размера оплаты труда;
  • Премирование. Выплата дополнительных денежных средств за хорошее выполнение своих трудовых обязанностей, по поводу праздничных мероприятий и т.д.;
  • Увольнение. Расторжение договора или решение уйти по собственному желанию;
  • Командировка. Направление на определенный срок для исполнения трудовых обязанностей;
  • Отпуск по уходу за ребенком. Рождение малыша и последующее его воспитание;
  • Вредные условия труда. Назначение командировки или специального отпуска

На протяжении всего срока работы кадровой службы в организации составляется огромное количество документов, которые необходимо постоянно систематизировать и правильно хранить. Именно поэтому заводятся специальные журналы, где регистрируются все необходимые данные. Они учитывают весь личный состав, давая возможность быстрого поиска интересующей информации.

Назначение журнала регистрации приказов

Любой созданный документ, проверенный руководителем и согласованный им же получает статус официального и подлежит обязательной регистрации. Это подтверждает его законность и при присвоении уникального номера максимально снижает риск создания дубликата или вредоносных действий по оформлению бумаг задним числом.

Сам журнал подлежит обязательной нумерации. Его впоследствии шнуруют, описывая количество листов и дату начала использования. Все приказа и распоряжения вносятся поочередно не нарушая строгой отчетности.

После того, как произведены основные действия с журналом, его нельзя разрывать, изымая неверно заполненный лист, добавлять какие-либо странички, вклеивать или вшивать их.

После того, как проведена порядковая нумерация, плотно продевается шнуровка, и выведенные ее концы с обратной стороны проклеиваются специальным маленьким бланком. На нем отмечается количество страниц, сначала числом, а потом прописными буквами, проставляется подпись ответственного лица и поверх нее официальная печать. Чаще всего такой журнал подписывает сам руководитель.

Когда заводится журнал?

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения

На законодательном уровне нашего государства не существует определенных правил и параметров начала ведения такого журнала. Подобные решения принимаются локально внутри самой организации и чаще всего остаются на усмотрение отдела кадров. Так, начиная с первого дня работы, как самого предприятия, так и его сотрудников, необходимо составлять приказы. Именно поэтому, первым делом стоит создать журнал, утверждая его в «Положении о делопроизводстве компании».

Конечно, если сам приказ, касающийся личного состава, имеет определенный параметры для своего составления, то структуру заводимого журнала, его графы, колонки, формат, можно разрабатывать самостоятельно или отдать этот вопрос для решения специалистам предприятия. Возможно, такой способ покажется трудоемким, и потребует определенных усилий. Есть другая возможность выхода из подобной ситуации.

Сейчас на полках книжных магазинов можно встретить уже разлинованный вариант, а его дубликат прекрасно представлен различными сайтами интернета. Кстати сказать, данное решение станет наиболее приемлемым именно, потому, что разработано кадровиками, имеющими огромный опыт в своем деле. Учитывая все необходимые нюансы, были соблюдены нужные графы и порядок заполнения.

Приобретая уже готовый журнал, вы избавите себя от необходимости шнуровать, нумеровать и пломбировать его. Останется только заверить печатью и внести данные организации.

Иногда случается так, что бюджет предприятия не позволяет осуществить дополнительные траты и запланировать эту покупку будет не возможно, ведь начало журнала должно соответствовать старту вашей деятельности. И на этот случай имеется приемлемое решение. Внимательно изучите сайты по делопроизводству, скачайте несколько образцов такого журнала к себе на компьютер и выберете тот, который наиболее полно соответствует направлению работы. Создайте нужные столбцы, линии, повторяя скаченный макет, а дальше приступайте к заполнению.

Ответственность за журнал регистрации приказов

Так как этот документ является архивным, очень важно назначить одного человека, который будет нести полную ответственность и полностью контролировать каждую запись. Это важно еще и потому, что любые помарки и пометки не допустимы. Если в вашей организации имеется специальная кадровая служба, то поручите ей эту обязанность.

Можно даже составить специальный приказ по основной деятельности, через который назначить работника, возложив на него все необходимые функции. Если сотрудник отдела кадров по сложившимся обстоятельствам временно покинет свое рабочее место, то возложить дальнейшие обязанности, связанные с журналом можно на иного человека, составив на него приказ.

Основные параметры оформления

Журнал регистрации приказов по личному составу содержит большой объем информации

Конечно законодатель для нас не закрепил четких и жестких требований к оформлению журнала, но для того, чтобы его форма стала наиболее правильной и помогала вам вести делопроизводство постарайтесь придерживаться ряда правил.

  • Титульный лист. Обязательно напишите реквизиты своего предприятия, его наименование, юридический статус, а также дату начала ведения журнала и пустую строчку для последующего указания окончательного периода. Кстати, по номенклатуре дел, проводимой внутри самой компании, ему присваивается порядковый номер, который тоже необходимо отметить. Чуть ниже пропишите Ф.И.О. работника, который будет нести ответственность за журнал и срок его хранения. Стоит понимать, что информация, вносимая в него, может быть рассчитана как на 5 лет, так и на 75 лет. Поэтому, укажите литеры, присваиваемые приказам. Если это «ЛС», то документы подлежат архивному хранению в 75 лет, а если «К», то это обычные кадровые записи.
  • Порядковый номер. Каждая новая запись должна иметь свой уникальный номер, увеличивающийся с каждым разом.
  • Дата. Здесь прописывается именно та дата, которой был создан приказ. Желательно регистрировать его своевременно.
  • Номер приказа. Такая цифра имеет отношение только к приказам по личному составу.
  • Вид приказа. Постарайтесь кратко, но очень емко описать суть самого приказа. Возможно это увольнение или прием на работу, перевод с одной должности на другую, отправление в командировку или поощрение сотрудника. Делая такую запись, необходимо понимать, что именно она станет основой вашего дальнейшего поиска.
  • Ф.И.О. работника. Здесь обязательно указать инициалы и личные данные того человека, на которого создан приказ.
  • Основание. Вносится наименование документа, которое послужило созданию данного приказа. Это может быть № трудового договора, соответствующее письмо или соглашение

Если такое решение вам будет удобно, то в конце каждой странички проставляйте подпись, чтобы видеть, кто и когда заполнял ее. Если вдруг обнаружилась случайная ошибка, то править ее нельзя, а тем более вырывать листы.

Таким образом собьется нумерация и нарушится шнуровка. Самым оптимальным выходом для этой ситуации считается заполнение последующей строчки с обязательным уточнением в столбце «Основание», почему было сделано исправление.

Электронная форма журнала регистрации приказов

На смену бумажным журналам приходят электронные версии

Современные технологии не стоят на месте и на смену обычным бумажным носителям приходят электронные версии. Они разработаны с учетом вех необходимых потребностей и наиболее удобны в своем использовании.

При помощи обычных клавиш клавиатуры можно легко и быстро найти нужную информацию, по каждому сотруднику даже самой огромной организации. Так, можно быстро просмотреть наличие отпусков и даты их проведения, назначение командировок, выходы в декрет и т.д.

Так, например, если нужна информация за последние 3 года по какому либо одному работнику, то перелистывание журнальной формы создаст особые неудобства и большую потерю времени, к тому же различные отвлекающие факторы способны сбить с проведенных подсчетов.

Если организация пользуется учетом по форме 1С, то в этой программе изначально заложена возможность ведения электронного журнала регистрации приказов.

Его удобно выгружать в программу Excel, просматривая более наглядно каждую строчку, а по истечении отчетного года, можно распечатать всю информацию, создав бумажную версию. Далее журнал просто шнуруется, нумеруется и пломбируется, отправляясь при необходимости в архив.

С заполнением журнала регистрации приказов по личному составу вас ознакомит видеоматериал:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

juristpomog.com

Журнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации кадровых приказов - применяется для регистрации приказов со сроком хранения 5 лет.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (выдержки) 

Кадровый приказ - правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между работником и организацией.  Срок хранения - 5 лет.

К кадровым приказам со сроком хранения 5 лет относятся следующие приказы:

  • О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны) 
  • О направлении работника (работников) на учебу/семинары 
  • О привлечении к работе в выходные и праздничные дни 
  • О привлечении к сверхурочным работам 
  • О привлечении работника к дисциплинарной ответственности 
  • О снятии с работника дисциплинарной ответственности 
  • Об отстранении от работы 
  • О прекращении отстранения и допуске к работе 
  • О вынесении взыскания работнику за прогул
  • Об объявлении выговора
  • и т.д.

Также, к приказам со сроком хранения 5 лет относятся различные виды приказов на отпуск:

  • О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска 
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска 
  • О предоставлении учебного отпуска 
  • и т.д. 

Приказы на отпуск удобнее регистрировать в "Журнале регистрации приказов на отпуск", но при небольшой численности штата допустимо регистрировать их вместе с кадровыми приказами со сроком хранения 5 лет.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации кадровых приказов не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Для Журнала регистрации кадровых приказов установлен срок хранения 5 лет. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Полезная информация:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал регистрации кадровых приказов НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

www.hr-ok.ru

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец, бланк, заполнение

Журнал регистрации приказов по личному составу существует для систематизации кадровых приказов по принципу хронологического каталога. Непосредственно приказы по кадрам подшиваются в личные дела сотрудников.

Несмотря на то, что нормативно требование и форма ведение журнала регистрации приказов по кадрам не закреплены, некоторые задачи, которые ставятся перед кадровой или делопроизводственной службой не могут быть решены без систематического ведения учета приказов. Без журнала регистрации найти, например, приказы за определенное число не представляется возможным.

Форма журнала регистрации по личному составу

Несмотря на то, что стандартной формы журнала регистрации кадровых приказов не существует, в делопроизводственной практике сложилась определенная форма его ведения.

  • В первом столбце указывается порядковый номер фиксируемого приказа.
  • Во втором столбце заносится дата приказа.
  • В третьем столбце указывается номер приказа.
  • В четвертом столбце обозначается вид приказа: прием на работу, увольнение, перевод и т.д.
  • В пятый столбец заносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
  • В шестом столбце фиксируется табельный номер сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
  • В седьмом столбце вносится основание подписания приказа: заявление сотрудника, трудовой договор, дополнительное соглашение и т.д. с номером и датой регистрации.
  • В журнале может быть предусмотрен дополнительный столбец для внесения примечаний по записи.

Форма журнала может незначительно меняться в каждой организации. Например, в некоторых организациях в журнале регистрации приказов по личному составу предусматривается запись о должности сотрудника и кратном содержании регистрируемого приказа.

В целом порядок оформления журнала определяется локальным нормативным актом.

Что подлежит регистрации

В журнале регистрации кадровых приказов подлежат фиксации все приказы по личному составу, за исключением касающихся должностных лиц, упомянутых в учредительных документах, к которым относятся:

  • Директора и руководители.
  • Главный бухгалтер.

Приказы по ним относятся к основной деятельности и регистрируются в соответствующем журнале.

Если говорить о содержании, то следует исходить из сроков хранения журнала регистрации распорядительной документации по личному составу, которые регламентируются специальным перечнем типовых документов Архивной службы. В соответствии с перечнем установлены 2 вида срока хранения журналов фиксации распорядительной документации:

  • Длительный – 75 лет.
  • Краткосрочный – 5 лет.

Исходя из этого, процесс регистрации целесообразно дифференцировать и проводить одновременно в двух журналах. В первом, предназначенном для длительного хранения, регистрируются приказы следующего содержания:

  • Прием/перевод/увольнение/перемещение с/на работу.
  • Аттестация, вопросы квалификации, присвоения разрядов, чинов и т.п.
  • Оплата труда и премирование.
  • Поощрения, награждения.
  • Отпуска: без содержания, по уходу за ребенком, с тяжелыми (вредными/опасными) условиями производства.
  • Длительные командировки.
  • Дежурства, связанные с основной деятельностью.

Во втором журнале регистрируются приказы кратковременного срока хранения, имеющие следующее содержание:

  • Отпуска: положенные ежегодные и в связи с обучением.
  • Дисциплинарные взыскания.
  • Краткосрочные командировки.
  • Дежурства.

Требования к журналу регистрации приказов

К журналу предъявляются следующие требования:

  • Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации, наименования отдела (в данном случае это – отдел кадров), название журнала, дата начала заполнения журнала и дата окончания журнала, заполняемая, соответственно, перед сдачей журнала в архив.
  • Задача ведения журнала регистрации приказов по личному составу возлагается на одного человека, должность, фамилия, имя и отчество которого указывается на обороте титульной страницы в качестве лица, ответственного за ведение журнала.
  • Нумерация записей в журнале ведется последовательно: 1, 2, 3 … 128, 129 и т.д.
  • Приказы в журнал должны заноситься в хронологическом порядке: каждый последующий должен иметь дату более позднюю, чем предыдущий.
  • Фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого был подписан приказ, должны быть заполнены полностью, без сокращения инициалов.
  • Вся вносимая в журнал информация должна соответствовать содержанию приказов.

Защита от внесения неправомерных изменений

Общим требованиям для всех делопроизводственных и иных журналов в организациях является их защита от изъятия листов, от вложения листов, а также от неправомерных исправлений и корректировок.

Защита от изъятия и вложения осуществляется путем:

  • Нумерации страниц.
  • Прошнуровки всего журнала насквозь.
  • Фиксации концов шнура на последнем листе журнала при помощи сургучной печати или наклеивания специального стикера с печатью организации.
  • Записи на последней странице о количестве листов в журнале, которая визируется начальником отдела и печатью учреждения.

На сегодняшний день в продаже имеются типографские журналы регистрации приказов по личному составу, прошитые, пронумерованные и даже опломбированные. Так называемая «пломба» представляет собой голографический стикер, который фиксирует концы прошивающего шнура на последней странице журнала и выполняет функции стикера с печатью организации (или сургучной печати).

На пломбе присутствует голографическая надпись «ОПЛОМБИРОВАНО», которая при вскрытии меняется на надпись «ВСКРЫТО». Так полезное технологическое нововведение приходит в работу кадровых и делопроизводственных служб.

Защита от неправомерных исправлений и корректировок записей журнала осуществляется установлением правила исправлений в журнале.

Вынужденная корректировка ошибочно сделанной записи должна осуществляться путем зачеркивания одной линией, внесения новой записи и удостоверяющей записи об исправлении с датой и подписью ответственного лица.

Пользоваться корректирующими средствами, физически устранять запись при помощи ластика или острого предмета, а также сплошное зачеркивание без возможности прочтения зачеркнутого текста не позволяется.

ru-act.com

Журнал регистрации приказов образец составления и бланк

Страница обновлена: 28.09.2015

В рамках общей системы делопроизводства предприятия, для контроля движения издаваемых приказов применяется журнал их учета.

Образец журнала регистрации приказов

Журнал регистрации приказов призван решить задачи по регистрации и учету распоряжений руководителя, улучшить контроль и облегчить поиск и архивирование изданных за отчетный период приказов.

Ведение документа

Процедуры составления, оформления и регистрации распорядительных документов регламентируются разрабатываемым на предприятии Порядком оформления и издания приказов, являющимся документом внутреннего пользования. Для идентификации приказа используется индексация, включающая в себя буквенные и цифровые обозначения.

Регистрационный код документа имеет индивидуальный шифр, который относит каждый приказ к определенному виду, типу или указывает на принадлежность к какому-либо подразделению предприятия.

Например, для документов, касающихся кадровых вопросов, в индексации применяется буква:

  • «О» — при оформлении приказов по отпускам;
  • «В» — при составлении документов в отношении применения дисциплинарных взысканий и выговоров;
  • «КМ» — при издании приказа по вопросам командирования сотрудников.

Такой метод идентификации документов используется в системах делопроизводства большинства предприятий, что позволяет оперативно найти нужную бумагу.

Унифицированной формы журнала учета распорядительных документов не существует, в связи с чем, каждая организация разрабатывает собственный формат документа. Ответственность за правильность и корректность заполнения журнала несет назначенное лицо службы кадров.

  Бланк журнала регистрации приказов скачать (Размер: 57,5 KiB | Скачиваний: 5 890)

mirblankov.ru